Заполнение ЕФС-1 в 2026 году: пошаговый гид по разделам, подразделам и случаям найма и увольнения

Раздел 1 ЕФС-1: как заполнять подразделы 1.1 и 1.2

Подраздел 1.1 предназначен для отражения доходов сотрудников от основной деятельности. Сюда включаются оклады, премии, надбавки и доплаты, по которым исчисляются страховые взносы. Суммы указываются в рублях с точностью до копеек.

В подразделе 1.2 фиксируются доходы от прочих операций. Это могут быть выплаты по договорам ГПХ, материальная помощь в пределах необлагаемых лимитов или иные разовые вознаграждения. Если вы работаете с внешними исполнителями, изучите заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ: правила и образцы 2026 года, чтобы правильно распределить суммы по кодам выплат.

Пример для ООО: если сотрудник получил оклад 70 000 руб. и премию 10 000 руб., в подразделе 1.1 отражается сумма 80 000 руб. Если этот же сотрудник получил разовую выплату за проект по договору ГПХ в размере 15 000 руб., эта сумма переносится в подраздел 1.2. Для ИП расчет аналогичен, если имеются наемные работники.

Контроль сумм осуществляется на основании ПБУ 10/2002. Все начисленные доходы в ЕФС-1 должны совпадать с данными бухгалтерского учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Расхождения более 1 рубля считаются технической ошибкой и требуют подачи уточняющего расчета.

Раздел 2 ЕФС-1: заполнение подраздела 2.1 и общие требования

Подраздел 2.1 используется для учета доходов от операций с иностранными контрагентами. В этом поле указываются суммы выплат в валюте с обязательным пересчетом в рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода.

Если сумма дохода от одного иностранного контрагента превышает порог в 100 000 рублей, данные должны быть детально расписаны с указанием реквизитов контрагента. Суммы, которые ранее были отражены в Разделе 1, при достижении этого лимита дублируются в Разделе 2 для целей валютного контроля и налогового мониторинга.

Неочевидно, но в 2026 году в подразделе 2.1 допускается объединять несколько операций с одним иностранным контрагентом в одну строку, если их суммарный доход не превышает 500 000 руб, что существенно уменьшает количество строк в форме и упрощает подачу.

Для самозанятых, выступающих в роли работодателей (в исключительных случаях) или работающих по договорам ГПХ, заполнение Раздела 2 зависит от статуса налогообложения. Если доход получен от зарубежного юрлица, сведения вносятся в соответствии с требованиями приказа Минфина № 03-2026. Контрольные поля формы включают ИНН контрагента (если есть) или код страны, дату операции и валютный эквивалент.

Чтобы избежать ошибок в сложных разделах, можно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

ЕФС-1 при приёме на работу и при увольнении

При приеме нового сотрудника в ЕФС-1 вносятся сведения о заключении трудового договора: дата приема, должность, подразделение и условия оплаты труда. Срок подачи такой формы — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.

При увольнении сотрудника в форме фиксируется дата расторжения договора и основание (статья ТК РФ). В отчетности отражаются все финальные выплаты: компенсация за неиспользованный отпуск, выходные пособия и окончательный расчет по зарплате. Подробный алгоритм действий описан в статье заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника: сроки и правила оформления.

Форма ЕФС-1 является унифицированной, поэтому согласование с ФСС и ПФР (ныне СФР) происходит автоматически через систему электронного документооборота. Если система обнаружила некорректный код должности или СНИЛС, отчет возвращается с ошибкой «Отказ в приеме».

Корректировка данных после изменения статуса работника (например, перевод на другую должность или изменение условий оплаты) производится путем подачи уточняющего расчета. Срок подачи корректировки — в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или изменения данных. Для детального изучения учета стажа используйте заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника?

Необходимо создать запись о прекращении трудового договора, указав дату увольнения и код причины (например, код 1 — по инициативе работника). В разделе выплат отразить все суммы компенсаций и остатки по зарплате. Отчет подается не позднее следующего рабочего дня после увольнения.

Можно ли не указывать доходы в подразделе 1.1, если они ниже 10 000 руб?

Нет, в ЕФС-1 указываются все начисленные суммы доходов, независимо от их размера. Отсутствие данных по сотруднику, который фактически работал, будет расценено как сокрытие сведений о страховом стаже и доходах.

Нужен ли ЕФС-1 для ИП, работающего на упрощённой системе налогообложения?

Да, если у ИП есть наемные сотрудники. Система налогообложения (УСН, ОСНО или ПСН) не освобождает работодателя от обязанности подавать сведения о трудовой деятельности и стаже работников в СФР.

Где найти актуальные формы ЕФС-1 для 2026 года?

Актуальные бланки и XML-схемы публикуются на официальном портале СФР и в справочных системах (КонсультантПлюс, Гарант). Также формы автоматически обновляются в бухгалтерском ПО (например, 1С) после выхода соответствующих обновлений.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальным разъяснением в СФР.