Заполнение ЕФС‑1 по договорам ГПХ: пошаговое руководство и образцы

Раздел 1.2 ЕФС-1: сведения о получателе дохода

В разделе 1.2 фиксируются персональные данные исполнителя. Основным идентификатором является ИНН. Если исполнитель работает как ИП, указывается его ИНН ИП. В случаях, когда ИНН отсутствует (что редко для 2026 года), необходимо предоставить полные паспортные данные.

Для резидентов РФ указываются стандартные данные. Для нерезидентов важно корректно заполнить поле гражданства и предоставить ИНН страны резидентства, если это предусмотрено соглашением об избежании двойного налогообложения. Ошибки в этих полях приводят к некорректному расчету ставки НДФЛ.

В онлайн-формах доступен выбор типа получателя. Необходимо строго выбрать «Физическое лицо», если договор заключен с гражданином. Выбор «ЮЛ» или «ИП» в данном разделе приведет к ошибке, так как ЕФС-1 по ГПХ подается именно в отношении физических лиц, за которых заказчик уплачивает страховые взносы.

Все введенные данные проходят автоматическую сверку с Федеральной любительской книгой сведений (ФЛКС) и базой СНИЛС. Если система выдает ошибку «Данные не найдены», проверьте правильность написания ФИО — даже одна лишняя буква или дефис в фамилии станут причиной отклонения формы. Перед заполнением отчета убедитесь, что сам договор ГПХ (подряд) оформлен корректно, так как реквизиты в отчете должны строго совпадать с данными в договоре.

Раздел 2 (подраздел 2.1) ЕФС-1: доходы, удержания и расчёт налога

В подразделе 2.1 отражаются финансовые показатели. Для всех выплат по договорам ГПХ в поле «Код дохода» проставляется код 01. Это базовый идентификатор оплаты по гражданско-правовым сделкам.

Сумма дохода указывается в полном объеме до вычета налогов. Налоговая база обычно совпадает с суммой дохода, если исполнителю не полагаются профессиональные вычеты. Ставка НДФЛ в 2026 году составляет 13% для доходов до определенного порога и 15% для сумм превышения.

Неочевидно, но при заполнении подраздела 2.1 в СБИС часто забывают, что поле «Сумма налога» принимает только удержанную сумму, а не налоговую базу — при вводе базы система отклонит форму.

Если исполнитель имеет право на налоговый вычет, его сумма вносится в соответствующую строку подраздела 2.1. Чтобы СБИС не отклонил форму, сумма налога должна быть математически выверена: (База - Вычет) * Ставка = Сумма налога.

Пример расчета:

1. Доход по договору: 100 000 руб.
2. Вычет: 0 руб.
3. Налог (13%): 13 000 руб.
4. Сумма к выплате: 87 000 руб.
   В ЕФС-1 указывается доход 100 000 и налог 13 000. Если база превышает лимит для ставки 13%, расчет производится пропорционально.

Образцы, онлайн-сервисы и типичные ошибки при заполнении ЕФС-1

Актуальные образцы заполнения ЕФС-1 доступны на официальном портале ФНС и в справочном разделе СБИС. Рекомендуется использовать шаблоны 2026 года, так как структура полей может меняться в связи с обновлением ПБУ.

Процесс онлайн-заполнения в ЛК ФНС выглядит так:

1. Переход в раздел «Отчетность» $\rightarrow$ «ЕФС-1».
2. Создание новой формы и выбор периода.
3. Заполнение раздела 1.2 (данные исполнителя).
4. Заполнение подраздела 2.1 (суммы и коды).
5. Подписание формы КЭП и отправка.

В СБИС процесс упрощен за счет импорта данных из бухгалтерских документов. Если вы ведете учет выплат, система сама подставит суммы в раздел 2, оставив вам только проверку кодов. Для тех, кто ведет сложный учет, может быть полезна статья про заполнение раздела 3 РСВ, так как данные в ЕФС-1 и РСВ должны быть синхронизированы.

Типичные ошибки при заполнении:

• Пропуск ИНН получателя (форма будет отклонена автоматически).
• Использование кода дохода, отличного от 01.
• Округление суммы налога до целых чисел при наличии копеек в базе (разница даже в 1 копейку вызывает ошибку контрольного соотношения).
• Указание суммы «на руки» вместо суммы начисления.

Если форма отклонена, в СБИС или ЛК ФНС приходит уведомление с кодом ошибки. Чтобы исправить её, откройте черновик формы, скорректируйте сумму налога или проверьте ИНН, после чего отправьте документ повторно. Если вы сомневаетесь в правильности учета затрат, изучите форму П-3 отчёт о затратах 2026.

Частые вопросы

Как правильно заполнить раздел 1.2 ЕФС-1 для договора ГПХ?

Укажите ФИО исполнителя полностью, его СНИЛС и ИНН. Если исполнитель — ИП, используйте его ИНН. Убедитесь, что данные совпадают с паспортными данными, чтобы избежать отклонения формы при сверке с ФЛКС.

Можно ли отправлять ЕФС-1 через онлайн-кабинет ФНС?

Да, это один из официальных способов подачи. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) и зарегистрированный личный кабинет налогоплательщика.

Как указать удержанный налог в подразделе 2.1 ЕФС-1?

В поле «Сумма налога» вносите только фактически удержанную сумму НДФЛ (13% или 15%). Не вписывайте туда общую сумму выплаты или налоговую базу, иначе система выдаст ошибку.

Где взять образец заполненного ЕФС-1 по договорам ГПХ?

Актуальные образцы с примерами цифр и кодов доступны в личном кабинете СБИС в разделе «Справка» или на официальном сайте ФНС в разделе форм отчетности за 2026 год.

Нужно ли заполнять ЕФС-1, если договор ГПХ заключён с нерезидентом?

Да, если вы выплачиваете доход физическому лицу (независимо от резидентства), вы обязаны отчитаться о выплатах и уплате налогов. В разделе 1.2 указывается гражданство нерезидента, а в подразделе 2.1 — соответствующая ставка налога.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому учету и отчетности рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС.