Заполнение ЕФС‑1 при переименовании организации: пошаговый порядок и нюансы

Как оформить подраздел 1.1 и раздел 2 формы ЕФС-1

Подраздел 1.1 используется для идентификации страхователя. В нем указываются ИНН, код ОКВЭД, актуальный юридический адрес и регистрационный номер в СФР.

Раздел 2 содержит информацию о страховых взносах, данные для которого берутся из системы ПФР. При заполнении этого раздела необходимо использовать актуальные ставки, опубликованные Минтруда. Особенности работы с этим блоком описаны в материале Заполнение ЕФС-1 раздел 2: правила оформления, сроки и особые случаи.

Чтобы избежать ошибок в реквизитах и сократить время на ручной ввод, можно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Заполнение ЕФС-1 при приёме и увольнении сотрудников (подразделы 1.2, 2.1)

События по приему, увольнению, приостановлению или возобновлению трудовой деятельности требуют оперативной отчетности. Сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

При приеме сотрудника на неполное рабочее время в графе «Код выполняемой функции» используются специальные обозначения:

• «НЕПД» — если установлен неполный рабочий день;
• «НЕПН» — если установлена неполная рабочая неделя.

Подробный алгоритм действий при оформлении нового штата представлен в инструкции Заполнение ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговое руководство и образцы.

При увольнении сотрудника в форме указываются коды причин прекращения трудового договора, которые должны соответствовать справочнику ФСС.

Отчетность ЕФС-1 за 2025 год: раздел 2.1.1 и особые требования

В отчетности за 2025 год раздел 2.1.1 является обязательным. В нем фиксируются суммы начисленных страховых взносов и дата их расчета. Для корректного заполнения применяются официальные ставки, опубликованные Минтрудом в 2025 году.

Нарушение сроков или некорректное заполнение формы влечет административную ответственность. Согласно решению Арбитражного суда Чувашской Республики от 20 ноября 2023 г. по делу № А79-7414/2023, компания была оштрафована на 1 000 рублей за непредставление сведений ЕФС-1 в установленный срок (ч. 3 ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

Для правильного формирования квартальной отчетности изучите ЕФС-1 заполнение образец: как правильно оформить за 1-й квартал 2026 года и в особых ситуациях, чтобы избежать штрафов. Общий порядок и сроки сдачи документа также описаны в статье Срок сдачи формы ЕФС-1: общий порядок, перевод, 2025 год и бумажный вариант.

Частые вопросы

Как правильно заполнить подраздел 1.2 формы ЕФС-1 при переименовании организации?

Необходимо заполнить титульный лист с регистрационным номером страхователя в СФР, а в подразделе 1.2 указать новое наименование организации точно так, как оно зафиксировано в записи ЕГРЮЛ.

Можно ли подать ЕФС-1 позже следующего рабочего дня после изменения в ЕГРЮЛ?

Нет, срок подачи строго регламентирован: не позднее одного рабочего дня после даты записи в ЕГРЮЛ. За просрочку предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей.

Какие коды функции использовать в ЕФС-1 при приёме на неполный рабочий день?

При оформлении неполного рабочего дня используется код «НЕПД», при неполной рабочей неделе — код «НЕПН».

Нужен ли отдельный раздел 2.1.1 в отчёте ЕФС-1 за 2025 год?

Да, раздел 2.1.1 обязателен для заполнения. В нем указываются дата расчета и сумма начисленных страховых взносов.

Что делать, если в ЕФС-1 нет данных о ставках страховых взносов?

В этом случае следует использовать актуальные ставки, официально опубликованные Минтрудом на соответствующий период.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за профессиональной помощью.