Заполнение ЕФС‑1 при приёме на работу: пошаговое руководство и образцы

Заполнение раздела 2 и подразделов 1.2, 2.3 в ЕФС-1

Раздел 2 формы ЕФС-1 предназначен для подачи сведений о трудовой деятельности работников. Подраздел 1.2 используется для фиксации факта приема на работу, перевода или увольнения. В нем указываются данные о должности, подразделении и коде ОКВЭД по основному виду деятельности организации.

Подраздел 2.3 заполняется при необходимости предоставления сведений о стаже, который должен быть учтен при определении страхового стажа работника. Здесь фиксируются периоды работы, которые не были отражены в электронной трудовой книжке или требуют уточнения.

Типичные ошибки при вводе кодов:

• Использование устаревших кодов ОКВЭД, которые были исключены из классификатора.
• Ошибка в коде тарифа взносов на травматизм (например, указание общего тарифа вместо льготного без подтверждающих документов).
• Несоответствие названия должности коду по ОКПДТР.

Сведения о заработной плате в ЕФС-1 при приёме на работу не указываются в явном виде, так как форма фиксирует событие трудового процесса, а не финансовые начисления. Условия труда (классы вредности) отражаются через соответствующие коды в подразделе 1.2, что влияет на размер страховых взносов. Если вы переходите с бумажного документооборота на цифровой, изучите руководство, как работает ЭДО для ИП: как сделать подключение и начать работу.

Образцы и особенности заполнения ЕФС-1 в системе СБИС

В СБИС нет отдельного файла для скачивания в формате Word или Excel, так как форма является интерактивной. Образец заполнения доступен внутри системы в виде подсказок к каждому полю или в справочном разделе «База знаний».

Интерфейс СБИС автоматизирует заполнение за счет интеграции с кадровым учетом. При создании карточки сотрудника в разделе «Персонал» данные автоматически переносятся в форму ЕФС-1. Система сама подставляет ИНН организации, КПП и ОГРН, что минимизирует риск опечаток.

Перед отправкой формы используйте встроенный инструмент «Проверить». СБИС подсветит красным цветом поля с ошибками: например, если дата приема установлена будущим числом или СНИЛС содержит недопустимые символы. Только после исчезновения всех предупреждений документ можно подписывать УКЭП и отправлять в СФР.

Если ваша компания в текущем периоде не имеет наемных сотрудников, вам может потребоваться сдать нулевую декларацию по УСН: как заполнить, чтобы избежать штрафов от налоговой.

Частые вопросы

Как правильно заполнить ЕФС-1 при приёме на работу?

Необходимо заполнить раздел 2 (подраздел 1.2), указав СНИЛС сотрудника, дату приема, должность и код тарифа взносов на травматизм. Форму нужно отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня после оформления сотрудника.

Можно ли заполнять ЕФС-1 онлайн через портал Госуслуг?

Да, подача возможна через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или через специализированное ПО операторов ЭДО. В обоих случаях потребуется действующая электронная подпись.

Где взять образец заполнения ЕФС-1 в СБИС?

В СБИС используется интерактивная форма. Образцы и инструкции доступны в разделе «Справка» или через контекстные подсказки при наведении курсора на поле ввода.

Как заполнять подраздел 1.2 и 2.3 в разделе 2 ЕФС-1?

В подразделе 1.2 фиксируются события: прием, перевод, увольнение. В подразделе 2.3 указываются сведения о стаже для расчета страховых выплат. Обязательно проверьте актуальность кода ОКВЭД.

Что меняется в ЕФС-1 при увольнении сотрудника?

При увольнении в подразделе 1.2 указывается статус «Уволен», дата расторжения трудового договора и основание увольнения (ссылка на статью Трудового кодекса РФ). Срок подачи такой же — один рабочий день после издания приказа.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется обратиться к профильному специалисту или актуальным редакциям нормативных актов.