Заполнение раздела 2.3 формы ЕФС‑1: пошаговое руководство

Заполнение раздела 1.1 формы ЕФС‑1

Раздел 1.1 является титульной частью, где указываются идентификационные данные страхователя. Необходимо точно вписать полное и сокращенное наименование организации (для ООО) или ФИО (для ИП), а также актуальный ИНН и КПП.

В реквизитах периода указывается отчетный квартал и год (например, 1 квартал 2026 года). Ошибки в указании периода делают отчет недействительным, что влечет необходимость подачи корректирующей формы.

Для ИП и самозанятых, имеющих наемных работников, заполнение раздела 1.1 идентично общему порядку, однако в поле «ОКПО» ставится прочерк или оставляется пустым, если такой код не присвоен.

При отражении данных следует руководствоваться принципами ПБУ 9/02 в части признания доходов и расходов, чтобы периоды начисления выплат в учете совпадали с периодами их отражения в отчетности. Чтобы избежать ошибок в расчетах, рекомендуем использовать ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Заполнение раздела 1.2 (подраздел 1.2) формы ЕФС‑1

В подразделе 1.2 фиксируются сведения о категориях застрахованных лиц. Код вида дохода классифицируется строго по НК РФ; использование устаревших кодов из предыдущих лет недопустимо.

В поле «Количество работников» указывается число физических лиц, относящихся к конкретной категории (например, инвалиды, лица предпенсионного возраста). Категории определяются на основании предоставленных сотрудниками документов и внутренних приказов по личному составу.

Если сотрудник получал доходы за пределами РФ, они отражаются в подразделе 1.2 с соответствующим кодом дохода, указывающим на иностранный источник выплаты. При этом сумма пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода.

Все вносимые данные должны строго соответствовать актуальным справочникам ФНС на 2026 год. Несоответствие кода категории или вида дохода приводит к некорректному расчету страховых взносов в системе СФР.

Заполнение раздела 2 (подраздел 2.1) формы ЕФС‑1

Подраздел 2.1 посвящен суммам начисленного НДФЛ и страховых взносов. Здесь отражаются итоговые показатели по каждому застрахованному лицу, которые в дальнейшем синхронизируются с другими налоговыми декларациями.

Особое внимание уделяется учету удержаний по исполнительным листам и алиментам. Эти суммы вычитаются из начисленного дохода, но не уменьшают налоговую базу по НДФЛ.

Неочевидно, но в разделе 2.3 поле «Сумма удержаний» заполняется не только по ставкам НДФЛ, но и по суммам удержаний по исполнительным листам и алиментам, что часто упускают при расчете.

Все данные в подразделе 2.1 должны быть полностью согласованы с формой 2-НДФЛ. Расхождение между суммами удержанного налога в ЕФС-1 и 2-НДФЛ является прямым основанием для налоговой проверки. Если вы сомневаетесь в корректности итогов, изучите персонифицированные сведения 2026 для директора: форма, заполнение, штрафы и 1С, чтобы понять логику перекрестной проверки данных.

Заполнение ЕФС‑1 при увольнении и в СФР

При увольнении сотрудника в раздел 2.3 вносятся все окончательные расчеты. Необходимо указать суммы компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия, присвоив им соответствующие коды доходов.

Выплаты при расчете при увольнении отражаются в периоде их фактического начисления. Если выплата произведена в следующем календарном месяце после даты увольнения, она все равно фиксируется в отчетности за период, к которому относится расчет. Подробные инструкции по срокам подачи доступны в статье Заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника: сроки и правила оформления.

Подача формы в СФР осуществляется исключительно в электронном виде через операторов ЭДО или личный кабинет. Срок подачи сведений о стаже и увольнении ограничен жесткими рамками (не позднее следующего рабочего дня), что требует оперативного заполнения разделов.

После отправки файла необходимо проверить статус документа в личном кабинете ФНС или СФР. Статус «Принято» подтверждает корректность формата файла и прохождение первичной автоматической проверки. Для правильного оформления стажа в связанных разделах используйте Заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

Частые вопросы

Как правильно указать налоговую базу в разделе 2.3 формы ЕФС‑1?

Налоговая база — это сумма дохода, с которой исчисляется НДФЛ. Из общей суммы начисленного дохода вычитаются все применимые стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. Итоговая цифра вносится в соответствующее поле раздела 2.3.

Можно ли в разделе 2.3 указать удержания по алиментам?

Да, поле «Сумма удержаний» включает в себя не только НДФЛ, но и все прочие законные удержания, включая алименты и выплаты по исполнительным листам.

Нужно ли заполнять подраздел 1.2, если в организации только один сотрудник?

Да, подраздел 1.2 заполняется независимо от численности персонала. Даже при наличии одного сотрудника необходимо указать его категорию и коды доходов.

Как подать ЕФС‑1 через СФР при увольнении сотрудника?

Отчет подается в электронном виде через систему ЭДО. Необходимо сформировать файл в формате XML, подписать его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправить через оператора или портал СФР в установленный законом срок.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому учету и отчетности рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за профессиональной помощью.