Заполнение формы ЕФС-1 подраздел 1.2: пошаговое руководство и ответы на частые вопросы

Заполнение ЕФС-1 подраздел 1.1: какие данные указываются

Подраздел 1.1 используется для передачи персонифицированных сведений о застрахованных лицах. В отличие от раздела 1.2, здесь фиксируется сам факт наличия сотрудника в штате или по договору ГПХ за отчетный период.

Обязательные реквизиты подраздела 1.1:

• Регистрационный номер работодателя в СФР.
• ИНН организации или ИП.
• КПП (для юридических лиц).
• СНИЛС каждого физического лица.
• ФИО сотрудника полностью.

ИНН и ОКВЭД должны строго совпадать с данными ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если организация сменила основной вид деятельности, необходимо обновить код ОКВЭД в настройках отчетности до подачи формы.

Типичная ошибка — указание сокращенных имен или фамилий, которые отличаются от данных в СНИЛС. Также часто забывают указать сведения о лицах, которые были уволены в начале отчетного периода, но за которыми сохранились обязательства по выплатам. Чтобы не допустить пропусков в отчетности, изучите, как правильно подавать персонифицированные сведения форма 2026.

Заполнение ЕФС-1 раздел 1.2 и раздел 2: различия и порядок

Раздел 1.2 и раздел 2 имеют принципиально разное назначение. Подраздел 1.2 отвечает за «стаж и условия», а раздел 2 — за «события и изменения».

Сравнительный список полей:

• Раздел 1.2: СНИЛС, даты периода, коды условий труда, коды подразделений.
• Раздел 2: Сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение), данные о договорах ГПХ, сведения о стаже в особых условиях (в части событий).

Сведения о начислениях и удержаниях в ЕФС-1 не вносятся — для этих целей используется РСВ. Если вам нужно сверить суммы выплат с численностью персонала, используйте расчет среднесписочной численности для РСВ.

Требования к подписи едины для всех разделов. Форма подается в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или доверенного лица. Печать организации при электронной подаче не требуется.

Специфические случаи: несчастный случай и окончание договора ГПХ

При наступлении несчастного случая на производстве в подразделе 1.2 фиксируется период временной нетрудоспособности и соответствующий код события. Это необходимо для назначения страховых выплат из СФР.

Окончание договора ГПХ отражается в разделе 2. Необходимо указать:

• Дату прекращения договора.
• Основание прекращения (истечение срока, расторжение по соглашению сторон).
• Код мероприятия «Прекращение договора».

Подтверждающими документами служат акт о несчастном случае (форма Н-1) и подписанный акт приемки-передачи работ по договору ГПХ. Срок представления сведений о прекращении договора ГПХ — не позднее 25-го числа следующего месяца после даты расторжения.

Для обеспечения юридической чистоты таких документов рекомендуется использовать электронную подпись для кадровых документов, что ускоряет обмен данными с контрагентами и сотрудниками.

Как подготовить и отправить отчёт ЕФС-1: общие требования

В 2026 году сроки сдачи ЕФС-1 зависят от типа сведений:

• Сведения о трудовой деятельности (прием/увольнение): не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Квартальная отчетность по стажу и условиям труда: до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Технические требования к файлу:

• Формат: XML.
• Кодировка: UTF-8.
• Наличие валидного файла подписи (.sig).

Загрузка осуществляется через ЛК ФНС или специализированное ПО. После отправки необходимо дождаться «Квитанции о приеме». Если статус изменился на «Отклонено», в квитанции будет указан код ошибки (например, неверный СНИЛС или некорректный код ОКВЭД). В этом случае форму нужно исправить и отправить повторно.

Помните, что за несвоевременную подачу или ошибки в данных предусмотрены санкции. Ознакомьтесь с актуальными суммами в статье штраф за персонифицированные сведения 2026.

Частые вопросы

Как правильно заполнить подраздел 1.2 формы ЕФС-1?

Необходимо указать СНИЛС сотрудника, точные даты периода работы и выбрать код условий труда из актуального справочника СФР. Данные должны строго соответствовать записям в трудовой книжке и приказам по личному составу.

Можно ли в подразделе 1.2 указывать данные о несчастных случаях?

Да, сведения о несчастных случаях вносятся в подраздел 1.2, но только если событие произошло в текущем отчетном квартале. В противном случае форма будет отклонена системой автоматического контроля.

Нужно ли отражать окончание договора ГПХ в разделе 2 формы ЕФС-1?

Да, прекращение договора ГПХ является обязательным событием для отражения в разделе 2. Указывается дата расторжения и соответствующий код мероприятия.

Какой срок сдачи отчёта ЕФС-1 за квартал в 2026 году?

Общий срок сдачи квартальной части ЕФС-1 — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Сведения о кадровых изменениях (прием, увольнение) подаются в течение одного рабочего дня.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС/СФР.