Заполнение формы ЕФС‑1: пошаговое руководство по подразделам и особым случаям

Разделы 1.2 и 2: основные данные и начисления

Раздел 1.2 используется для предоставления сведений о страховых случаях. Сюда вносятся данные о несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях или иных событиях, дающих право на получение страховых выплат. Указывается дата наступления случая и код вида страхового события согласно классификатору СФР.

Раздел 2 содержит количественные показатели: суммы начисленных страховых взносов и произведенных выплат. В 2026 году суммы указываются с точностью до копеек. Здесь фиксируются взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Для исключения ошибок необходимо провести сверку данных раздела 2 с расчетными листами сотрудников и справками о доходах. Суммы в ЕФС-1 должны полностью совпадать с данными, отраженными в расчете РСВ, так как СФР осуществляет перекрестную проверку показателей.

Подраздел 2.1: несчастный случай и окончание договора ГПХ

Подраздел 2.1 предназначен для детализации страховых случаев и учета лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПХ). При фиксации несчастного случая указывается номер акта формы Н-1 и дата его составления.

Неочевидно, но при указании несчастного случая в подразделе 2.1 дата начала страхового случая берётся из акта травмы, а не из даты получения заявления, иначе система отклонит форму.

При окончании договора ГПХ в форме ЕФС-1 фиксируется дата прекращения отношений. В графе «Код мероприятия» указывается соответствующий код для договоров ГПХ, а в графе «Дата документа» — дата подписания соглашения о расторжении или дата истечения срока действия договора. Важно помнить, что сведения о ГПХ подаются только в том случае, если по договору предусмотрены выплаты страховых взносов.

К форме ЕФС-1 при возникновении страхового случая необходимо приложить скан-копии следующих документов:

• Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1).
• Заключение медико-социальной экспертизы (МСЭ) о степени утраты профессиональной трудоспособности.
• Копия приказа о создании комиссии по расследованию несчастного случая.

Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Подача и проверка отчёта ЕФС‑1 в 2026 году

Подача формы ЕФС-1 осуществляется исключительно в электронном виде. Для этого организация должна иметь действующую усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) руководителя или доверенного лица. Отправка производится через оператора электронного документооборота (ЭДО) или личный кабинет СФР. Чтобы избежать проблем с авторизацией, рекомендуется заранее настроить электронную подпись для кадровых документов.

Сроки подачи зависят от типа сведений. Сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод) подаются не позднее 25-го числа следующего месяца. Однако общие отчетные данные по начислениям и страховым случаям должны быть представлены до 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Нарушение этих сроков влечет за собой административную ответственность, размер которой указан в статье про штраф за персонифицированные сведения 2026.

Типичные ошибки, приводящие к отклонению формы:

• Несоответствие СНИЛС работника данным в реестре СФР.
• Опечатки в кодах мероприятий (например, использование устаревших кодов).
• Рассинхронизация дат: дата приказа позже даты фактического приема на работу.
• Ошибки в суммах взносов, которые не бьются с данными в персонифицированных сведениях.

Для устранения ошибок необходимо подать корректирующую форму с пометкой «Корректирующая» и указать номер и дату исходного (ошибочного) отчета.

Частые вопросы

Как правильно заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС‑1?

Необходимо указать персональные данные сотрудника (СНИЛС, ИНН), код события (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ), дату документа-основания и точное наименование должности согласно штатному расписанию.

Можно ли не указывать несчастный случай в подразделе 2.1?

Нет, сокрытие сведений о несчастном случае на производстве является нарушением законодательства и может привести к крупным штрафам, а также к отказу в выплатах пострадавшему.

Нужно ли подавать ЕФС‑1 при окончании договора ГПХ?

Да, если по договору ГПХ начислялись страховые взносы, сведения о прекращении такого договора должны быть отражены в форме ЕФС-1 с указанием даты окончания договора.

Как проверить корректность заполнения отчёта ЕФС‑1 перед отправкой?

Рекомендуется провести сверку сумм с расчетными ведомостями и проверить СНИЛС сотрудников через сервис СФР. Также стоит убедиться, что коды мероприятий соответствуют актуальному классификатору 2026 года.

Какие сроки подачи формы ЕФС‑1 в 2026 году?

Сведения о кадровых изменениях подаются до 25-го числа следующего месяца, а отчетные данные по страховым случаям и взносам — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.