Кадровый перевод: срок сдачи ЕФС‑1 и особенности подачи в 2025‑2026 годах

Срок сдачи ЕФС-1 при кадровом переводе

Сведения о переводе сотрудника на другую должность, в другое подразделение или в другой населенный пункт фиксируются в ЕФС-1 в течение 5 рабочих дней с даты перевода. В отчете обязательно указывается новый код подразделения и точная дата начала работы в новой позиции.

Если перевод оформлен в последний день квартала, отчет можно подать в первый рабочий день следующего квартала, но общий 5-дневный лимит не должен быть превышен. Нарушение этого срока ведет к административным штрафам по КоАП РФ.

Если перевод сотрудника происходит в последний день месяца, срок сдачи ЕФС‑1 считается от первого дня следующего месяца, а не от даты перевода.

Чтобы избежать ошибок в кодах и реквизитах, удобно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Сдача ЕФС-1 при приёме на работу и учёте стажа

При приеме сотрудника на работу без учета специального стажа отчет подается в стандартный 5-дневный срок с даты начала трудовых отношений. Сведения передаются в СФР в электронном виде через оператора ЭДО.

Если сотрудник имеет стаж, дающий право на досрочную пенсию или особые условия труда, в разделе 2 указываются сведения о стаже за 2025 год. Сюда включаются периоды работы у текущего и предыдущих работодателей, если они подтверждены документально.

Данные по стажу, полученному в 2025 году, передаются в ЕФС-1 ежемесячно до 10-го числа следующего месяца. Это требование обеспечивает актуальность данных в личном кабинете застрахованного лица. Более детально о нюансах подачи при разных кадровых событиях рассказано в статье ЕФС‑1 СЗВ ТД: сроки сдачи в разных ситуациях.

Раздел 2 ЕФС-1: НС и ПЗ, порядок заполнения

Раздел 2 ЕФС-1 предназначен для отражения сведений о страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (НС и ПЗ). Поля НС (начисленные страховые суммы) и ПЗ (перечисленные суммы) являются обязательными для заполнения при любом кадровом событии, влияющем на тариф или стаж.

Заполнение производится на основании расчетных листов и ведомостей начисления заработной платы. Сверяйте данные с системой электронного документооборота (СЭД) Минтруда, чтобы избежать расхождений в суммах взносов.

Срок подачи раздела 2 полностью совпадает с общим сроком сдачи ЕФС-1 — 5 рабочих дней после события. Если вы подаете сведения о переводе, данные по НС и ПЗ должны быть актуализированы в этом же пакете документов. Особенности взаимодействия с фондами в части взносов описаны в материале Срок сдачи ЕФС‑1 4 ФСС: точные даты и особенности подачи.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС-1 при переводе сотрудника?

Не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа о переводе.

Можно ли подать ЕФС-1 позже установленного срока?

Законом не предусмотрено продление срока подачи. Подача позже 5 рабочих дней считается нарушением правил предоставления сведений в СФР и влечет штраф.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при приёме на работу без стажа?

Да, сведения о приеме на работу подаются в любом случае, независимо от наличия у сотрудника трудового стажа, в течение 5 рабочих дней.

Как оформить раздел 2 ЕФС-1 за 2025 год?

Необходимо указать начисленные и перечисленные суммы страховых взносов по НС и ПЗ, основываясь на данных бухгалтерского учета и расчетных листах за соответствующий период.

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную сдачу ЕФС-1?

За несвоевременную подачу или подачу недостоверных сведений предусмотрен административный штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Сумма штрафа зависит от размера организации (ИП, малый или крупный бизнес).

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.