Как заполнить ЕФС-1 при УСН: пошаговая инструкция и ответы на типичные вопросы

Онлайн-заполнение ЕФС-1: сервисы ФНС и порядок отправки

Доступ к подаче формы осуществляется через личный кабинет индивидуального предпринимателя или юридического лица на портале ФНС. Для авторизации используется учетная запись Госуслуг или сертификат УКЭП.

Требования к электронной подписи в 2026 году строго регламентированы: сертификат должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) или выдан ФНС России. Срок действия сертификата должен быть актуальным на дату отправки файла, иначе система отклонит отчет на этапе загрузки.

Порядок отправки формы:

1. Авторизация в личном кабинете ФНС.
2. Переход в раздел «Отчетность» $\rightarrow$ «Подача формы ЕФС-1».
3. Загрузка файла в формате XML, сформированного в бухгалтерской программе, или заполнение полей непосредственно в интерфейсе сервиса.
4. Проверка данных встроенным валидатором системы.
5. Подписание документа УКЭП и нажатие кнопки «Отправить».

После отправки в личном кабинете статус документа изменится на «Доставлен». Окончательным подтверждением является получение квитанции о приеме, в которой указано, что форма прошла форматный контроль и принята в обработку.

ЕФС-1 в типовых ситуациях: увольнение, ликвидация, директор без зарплаты

При увольнении сотрудника заполняется раздел 2. В нем указывается дата расторжения договора, код основания увольнения (согласно классификатору) и дата издания приказа. Важно соблюсти жесткий дедлайн — один рабочий день, подробнее о котором можно узнать в статье про срок сдачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника.

Ликвидация организации требует подачи ЕФС-1 по всем сотрудникам с указанием кода основания «ликвидация организации или прекращение деятельности ИП». Отчет подается в установленные сроки до завершения всех процедур закрытия юрлица.

Если директор является учредителем и не получает заработную плату, он не считается застрахованным лицом в контексте начисления взносов. В таком случае сведения о нем в раздел 1 не попадают, так как нет объекта обложения. Однако кадровые сведения (прием на должность) всё равно отражаются в разделе 2, чтобы зафиксировать факт назначения руководителя.

Неочевидно, но при УСН в ЕФС-1 в разделе 2 указываются лишь доходы; расходы в этом отчете не отражаются, их необходимо отражать в декларации УСН, поэтому в колонке «расходы» обычно ставится 0. Для корректного расчета налоговой базы используйте инструмент Декларация по УСН, где данные подставляются автоматически.

В разделе 2 формы ЕФС-1 фиксируются только суммы доходов, с которых исчислены страховые взносы. Любые операционные расходы организации или ИП в данный отчет не вносятся, так как форма предназначена для контроля стажа и пенсионных прав работников, а не для финансового анализа деятельности предприятия.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 онлайн?

Войдите в личный кабинет ФНС или используйте программу ЭДО. Загрузите XML-файл с данными сотрудников или заполните поля формы вручную, после чего подпишите документ УКЭП и отправьте в СФР через шлюз налоговой службы.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника?

В разделе 2 укажите ФИО сотрудника, его СНИЛС, дату увольнения и код основания (например, код 1 для увольнения по собственному желанию). Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после даты приказа.

Как заполнить ЕФС-1 при ликвидации организации?

Оформите раздел 2 для всех штатных единиц, указав дату прекращения трудовых отношений и специальный код основания, связанный с ликвидацией организации или прекращением деятельности ИП.

Как заполнить ЕФС-1 на директора без зарплаты?

В разделе 2 отразите факт назначения директора на должность (прием). В разделе 1, где указываются суммы взносов и стаж, данные по такому директору не заполняются, так как выплаты и соответствующие им взносы отсутствуют.

Как правильно заполнить раздел 2 ЕФС-1?

Внесите сведения о кадровых событиях: приеме, переводе или увольнении. Укажите дату события, код мероприятия и реквизиты приказа. Помните, что в этом разделе фиксируются только доходы, а графа расходов остается нулевой.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за разъяснениями в ФНС/СФР.