Как заполнить ЕФС‑1 за полугодие: пошаговое руководство

ЕФС-1 при заключении, изменении и прекращении договора ГПХ

При заключении договора ГПХ в ЕФС-1 фиксируется дата начала выполнения работ или оказания услуг. В форме указывается сумма вознаграждения, предусмотренная договором, и основание выплаты (номер и дата договора). Сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после даты заключения договора.

При оформлении приема по ГПХ заполняются поля «дата начала работы» и «вид договора». Важно точно указать код вида договора, чтобы СФР мог правильно определить стаж застрахованного лица. Сумма выплат должна соответствовать фактически начисленным суммам за отчетный период.

Расторжение или окончание срока действия договора ГПХ отражается в форме через указание даты прекращения отношений. В графе «причина» фиксируется основание (истечение срока договора или соглашение сторон). Указывается окончательная сумма выплат, произведенных исполнителю до момента закрытия договора.

Перевод сотрудника на другую должность или уход в декретный отпуск требуют создания отдельных записей. При переводе в строку вносится новый код ДК 03 и дата изменения условий труда. При уходе в декрет указывается период отпуска по уходу за ребенком и соответствующий код события.

Неочевидно, но если в полугодии у работника одновременно произошли перевод на другую должность и уход в декрет, в ЕФС-1 необходимо оформить две отдельные строки, иначе ФНС и СФР отклонят форму за несоответствие кода ДК 03.

Особенности заполнения ЕФС-1 для индивидуального предпринимателя (ИП)

В форме ЕФС-1 для индивидуального предпринимателя отсутствует реквизит «организация». В поле «плательщик» указывается ФИО индивидуального предпринимателя. Это критически важно для корректной идентификации отправителя в системе СФР.

Поля «ИНН ИП» и «ОКТМО» заполняются строго по данным из свидетельства о постановке на учет. КПП для ИП не используется, данное поле остается пустым или заполняется согласно требованиям конкретного регионального отделения фонда.

При расчете доходов и удержаний в полугодовой форме ИП должен учитывать особенности единого налога (УСН) 2026 года. Суммы выплат по договорам ГПХ указываются до вычета налогов, если иное не предусмотрено условиями договора. Если ИП не имеет наемных работников, но заключал договоры ГПХ, отчет подается в общем порядке. В случае полного отсутствия сотрудников и договоров ГПХ, ознакомьтесь с тем, как заполнить РСВ если нет сотрудников, так как логика «нулевой» отчетности в ЕФС-1 схожа.

Подача формы осуществляется через личный кабинет ИП в ФНС или через специализированное ПО. Для этого требуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если она просрочена, узнайте, как работает электронная подпись для ИП через налоговую, чтобы получить её бесплатно. XML-файл загружается в раздел отчетности, после чего система выдает квитанцию о приеме.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 в 1С?

Создайте документ «ЕФС-1» в разделе «Отчеты», выберите период полугодия, проверьте данные сотрудников и суммы выплат. Используйте кнопку «Проверить», чтобы исключить ошибки в ИНН и СНИЛС, после чего выгрузите XML-файл для отправки.

Как заполнить ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?

Укажите дату начала действия договора, номер и дату самого документа, а также сумму вознаграждения. Подайте сведения в СФР не позднее следующего рабочего дня после подписания договора.

Как заполнить ЕФС-1 при расторжении договора ГПХ?

Зафиксируйте дату прекращения договора и укажите причину (например, «истечение срока действия»). Отразите итоговую сумму выплат по данному договору за весь период его действия.

Как заполнить ЕФС-1 для ИП?

Вместо названия организации укажите ФИО ИП, впишите свой ИНН и ОКТМО. Отчет подается в электронном виде через ЛК ИП или оператора ЭДО с использованием КЭП.

Можно ли использовать одну форму ЕФС-1 для разных событий (перевод, декрет) в полугодии?

Да, в одну форму за полугодие включаются все события, произошедшие за этот период. Однако каждое событие (перевод, уход в отпуск, прием/увольнение) должно быть оформлено отдельной строкой с соответствующим кодом ДК 03.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС и СФР.