Как заполнить ЕФС‑1 при заключении договора ГПХ: пошаговая инструкция

ЕФС-1 в 1С: порядок ввода данных для ИП и ООО

Процесс автоматизации в «1С:Бухгалтерия» начинается с создания карточки контрагента. В разделе «Контрагенты» создается запись на физическое лицо, где обязательно заполняются поля СНИЛС и ИНН. Без этих данных программа не сформирует XML-файл для выгрузки.

Далее в разделе «Договоры» создается документ «Договор ГПХ». В нем указывается период оказания услуг и сумма вознаграждения. Важно выбрать тип договора, соответствующий гражданско-правовому характеру отношений, чтобы система корректно подтянула данные в отчетность.

Для формирования отчета перейдите в раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «1-ЭФС». Выберите период и создайте новый отчет. Программа автоматически соберет данные из созданных договоров ГПХ и карточек физических лиц.

Проверьте, чтобы в колонке «Причина» стоял код «ГПХ». После этого нажмите кнопку «Выгрузить» для создания XML-файла. Этот файл передается в СФР через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя.

ЕФС-1 при изменении статуса договора: расторжение, окончание, перевод, декрет, отсутствие сотрудников

При прекращении отношений с исполнителем по ГПХ подается сведений о прекращении деятельности. Если договор закончился в связи с выполнением работ, выбирается код причины «Окончание срока договора». При досрочном расторжении указывается соответствующий код расторжения.

В форме фиксируется дата прекращения договора. Сведения о выплатах за последний период должны совпадать с данными бухгалтерского учета. Если договор расторгается из-за нарушений со стороны исполнителя, перед подачей ЕФС-1 рекомендуется оформить претензию поставщику образец: как оформить и скачать шаблоны для разных случаев, чтобы зафиксировать факт невыполнения обязательств.

Неочевидно, но для перевода сотрудника на другую должность в ЕФС-1 используется код причины 03, а не 01, что часто приводит к отклонению отчёта ФСС. Это правило касается только трудовых договоров; для ГПХ перевод на другую должность юридически означает заключение нового договора или подписание дополнительного соглашения с изменением предмета договора, что требует подачи новой формы.

Если исполнитель уходит в декретный отпуск (в случае, если он совместил ГПХ с трудовым договором), в ЕФС-1 подаются сведения о приостановлении деятельности с соответствующим кодом причины.

Если в организации или у ИП нет наемных сотрудников и договоров ГПХ за отчетный период, подавать ЕФС-1 в части сведений о трудовой деятельности не требуется. Однако, если возникла необходимость сдать «нулевой» отчет по другим разделам, указываются только реквизиты организации и дата подачи.

Все формы об изменениях или прекращении договора должны быть отправлены в СФР не позднее 5 рабочих дней с даты события.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 в 1С?

Создайте карточку физического лица с СНИЛС и ИНН, оформите документ «Договор ГПХ» в соответствующем разделе, затем перейдите в «Регламентированные отчеты», сформируйте 1-ЭФС и выгрузите результат в формате XML.

Как заполнить ЕФС-1 при приеме по ГПХ?

В подразделе 1.1 укажите персональные данные исполнителя, дату заключения договора и код причины «ГПХ». Отчет должен быть подан в СФР на следующий рабочий день после подписания договора.

Как заполнить ЕФС-1 для ИП?

Порядок заполнения для ИП идентичен ООО: указывается регистрационный номер страхователя, данные исполнителя и код «ГПХ». Разница заключается только в реквизитах самого страхователя (отсутствие КПП и наличие ОГРНИП).

Как заполнить ЕФС-1 при расторжении договора ГПХ?

Укажите дату расторжения договора и выберите код причины прекращения (окончание срока или досрочное расторжение). Срок подачи — до 5 рабочих дней с даты прекращения отношений.

Как заполнить ЕФС-1 при уходе в декрет?

Если речь идет о трудовом договоре, используется код причины приостановки деятельности, связанный с отпуском по беременности и родам. Для чистого договора ГПХ понятие «декрет» отсутствует — в этом случае заключается соглашение о приостановке оказания услуг или расторгается договор.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС и СФР.