Как заполнить ЕФС‑1 при приёме по ГПХ: пошаговое руководство

Как заполнить ЕФС-1 в 1С

В программе 1С перейдите в раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры», откройте справочник «ЕФС-1» и создайте новый документ. В поле «Тип операции» выберите «Приём по ГПХ».

Для минимизации ошибок используйте функцию автоматического заполнения. Выберите контрагента из базы данных, и система самостоятельно подтянет ИНН, СНИЛС и паспортные данные исполнителя. Проверьте корректность реквизитов договора, указав дату и номер документа.

Программа автоматически рассчитает сумму НДФЛ и страховые взносы в соответствии с ПБУ 5/2002 «Бухгалтерский учет организаций». Система сопоставит сумму вознаграждения с действующими ставками взносов 2026 года и распределит их по соответствующим разделам формы.

Сформируйте XML-файл отчета и отправьте его через Личный кабинет налогоплательщика (ЛКНФС) или встроенный модуль 1С-Отчетность. После отправки обязательно сохраните квитанцию о приеме документа.

Как заполнить ЕФС-1 при расторжении, окончании и переводе договора ГПХ

При прекращении сотрудничества в поле «Дата окончания» укажите фактический день расторжения договора или дату его истечения. Это действие закрывает период начисления страховых взносов за данным исполнителем.

Если договор расторгается досрочно, в колонке «Основание изменения» укажите причину (например, «соглашение сторон» или «односторонний отказ»), ссылаясь на пункт 3 ФЗ-402. Это подтверждает легитимность прекращения обязательств.

В случае изменения условий договора (перевод на другой объем работ или изменение суммы вознаграждения), создайте отдельную строку. Укажите новую функцию исполнителя и обновленный размер оплаты. Если условия меняются существенно, рекомендуется закрыть предыдущую запись и открыть новую.

Подобная точность в учете ГПХ поможет корректно заполнить заполнение раздела 3 РСВ, где отражаются сведения о всех застрахованных лицах.

Как заполнить ЕФС-1 для ИП и при отсутствии сотрудников

Индивидуальные предприниматели заполняют форму аналогично ООО. В реквизитах указывается ИНН ИП и актуальный код ОКВЭД по основному виду деятельности. В колонке «Сумма» отражается фактическое вознаграждение, выплаченное по договору ГПХ за отчетный период.

Если в организации или у ИП нет наемных работников и не заключались договоры ГПХ, в разделе «Работники» поставьте прочерк «—». В примечании к форме укажите «нет работников».

При отсутствии фактических выплат в конкретном периоде во всех финансовых колонках (база для взносов, сумма НДФЛ) проставляйте «0». Это подтверждает, что отчетность подана, но финансовых обязательств перед фондами за данный период не возникло.

Своевременная подача «нулевой» формы обязательна. За несвоевременную подачу или подачу с ошибками предусмотрены административные штрафы. Если вы подаете пустую отчетность, вам также может понадобиться нулевая декларация УСН в зависимости от вашей системы налогообложения.

Для тех, кто ведет учет без штата, актуально знать, как заполнить РСВ если нет сотрудников, так как эти формы подаются параллельно.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 в 1С?

Выберите в меню «Отчеты» форму ЕФС-1, укажите тип операции «Приём по ГПХ», выберите исполнителя из справочника и используйте кнопку «Заполнить автоматически». Проверьте расчеты НДФЛ и взносов, после чего подпишите документ УКЭП и отправьте через ЭДО.

Как заполнить ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?

Укажите дату заключения договора, СНИЛС и ИНН исполнителя. В поле «Сумма» впишите размер вознаграждения до вычета НДФЛ, а в поле «Вид работы» — краткое наименование услуги. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня.

Как заполнить ЕФС-1 при расторжении договора ГПХ?

Внесите запись о прекращении договора, указав дату фактического окончания работ в соответствующем поле. В графе «Основание» пропишите причину расторжения (например, «истечение срока действия договора»).

Как заполнить ЕФС-1 при уходе в декрет по ГПХ?

По договорам ГПХ не предусмотрен «отпуск по беременности и родам» в трудовом праве. Если исполнитель прекращает работу в связи с декретом, заполняется форма о расторжении договора по соглашению сторон или в связи с окончанием срока работ.

Как заполнить ЕФС-1 если у меня нет сотрудников?

В разделе сведений о работниках поставьте прочерк, а в финансовых полях укажите «0». В примечании напишите «нет работников». Форму необходимо отправить в СФР в установленный законом срок.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС/СФР.