Персонифицированные сведения и РСВ должны совпадать: как проверить и исправить расхождения

Как проверить совпадение данных в РСВ и персонифицированных сведениях

Сверка проводится путем сопоставления итоговых сумм начисленных выплат по каждому застрахованному лицу за отчетный период. Необходимо суммировать выплаты по сотруднику из всех персонифицированных сведений за квартал и сравнить этот итог с суммой, указанной в соответствующей строке раздела 3 РСВ.

Контроль дат и периодов работы осуществляется следующим образом:

• Проверка даты приема и увольнения. Если сотрудник был уволен, дата в РСВ и сведениях в ЕФС-1 (в части персонифицированных данных) должны совпадать.
• Сопоставление периодов, за которые начислены взносы. Пропуски в ежемесячных сведениях при наличии суммы в РСВ считаются ошибкой.

Особое внимание следует уделить техническим реквизитам. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к тому, что система создаст двух разных людей: один с выплатами в РСВ, другой — в персонифицированных сведениях. Также проверяются коды доходов; если выплата относится к объекту, не облагаемому взносами, она не должна попадать ни в одну из этих форм.

Чтобы избежать ручных ошибок при переносе данных, удобно использовать РСВ (расчёт по страховым взносам), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Что делать, если сведения в РСВ и персонифицированных сведениях не совпадают

При обнаружении расхождений необходимо подать уточняющие расчеты. Если ошибка была допущена в персонифицированных сведениях, подается корректирующая форма за тот месяц, в котором возникла ошибка. Если неверно указана сумма в РСВ, подается перерасчет за соответствующий квартал.

При исправлении ошибок в базе фонда действует следующий приоритет:

• Для корректировки размера пособий и стажа приоритетными являются персонифицированные сведения.
• Для расчета задолженности по налогам и взносам приоритетным документом считается РСВ.

Сроки подачи корректировок зависят от того, была ли переплата или недоимка. Чтобы избежать пеней, уточненный расчет и доплата взносов должны поступить в СФР до того, как фонд обнаружит ошибку в ходе автоматической сверки. Если расхождения касаются только определенных категорий сотрудников, например, руководителей, следует проверить РСВ за генерального директора: правила заполнения и отражения в отчетности.

Если в процессе сверки выяснилось, что суммы в РСВ не сходятся с данными по НДФЛ, изучите статью Должны ли совпадать РСВ и 6-НДФЛ: причины расхождений и риски, чтобы исключить системные ошибки в учете.

Частые вопросы

Будет ли штраф, если суммы в РСВ и персонифицированных сведениях различаются на небольшую сумму?

Административный штраф за саму разницу в суммах не предусмотрен, если это не привело к занижению суммы уплаченных взносов. Однако СФР направит требование о пояснениях. Если разница привела к недоплате взносов, будут начислены пени за каждый день просрочки.

Что делать, если ошибка обнаружена в уже сданном годовом РСВ, но в ежемесячных сведениях всё верно?

В этом случае необходимо подать уточняющий РСВ за год. Поскольку ежемесячные сведения верны, база фонда уже содержит корректные данные, и после подачи корректирующего РСВ расхождения исчезнут. Важно, чтобы итоговая сумма за год в РСВ соответствовала сумме всех ежемесячных сведений за 12 месяцев.

Влияет ли расхождение данных на стаж сотрудника?

Да, влияет. Стаж для назначения пенсии и других социальных выплат рассчитывается на основе персонифицированных сведений. Если в РСВ взносы уплачены, а в персонифицированных сведениях данные отсутствуют или занижены, период работы может быть не засчитан или засчитан некорректно.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальным разъяснением в ФНС и СФР.