Персонифицированные сведения о физлицах как заполнить: пошаговое руководство

Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах

Процесс заполнения начинается с консолидации данных за календарный месяц. В отчет включаются все лица, которым были начислены выплаты, независимо от того, была ли произведена фактическая выплата денег или сумма осталась задолженностью организации.

Подготовка исходных данных

Соберите реестр всех получателей дохода:

• Штатные сотрудники (оклад, премии, отпускные, больничные).
• Сотрудники на совместительстве.
• Физические лица по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
• Бывшие сотрудники, которым в этом месяце была произведена выплата (например, окончательный расчет или выплата отпускных за прошлый период).

Для каждого лица подготовьте выписку из личной карточки: СНИЛС, ИНН и актуальные паспортные данные. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к тому, что ФНС не сможет идентифицировать человека, и отчет будет считаться некорректным.

Пошаговая инструкция по заполнению

Форма заполняется исключительно в электронном виде. Бумажные варианты налоговая не принимает.

1. Титульный лист. Укажите ИНН организации/ИП, КПП (для ООО), ОГРН и код по ОКПО. Укажите отчетный период (месяц и год).
2. Раздел с данными физлиц. Создайте строку для каждого получателя дохода.
3. Заполнение реквизитов. Введите СНИЛС, ФИО и ИНН. Если ИНН сотрудника нет, поле остается пустым, но СНИЛС обязателен.
4. Суммы выплат. Укажите общую сумму начислений за месяц до вычета НДФЛ.
5. Коды доходов. Присвойте каждой выплате соответствующий код. Например, для зарплаты используется стандартный код, для выплат по договору ГПХ — отдельный. Если вы выплачивали гонорары по акту, убедитесь, что сумма совпадает с данными, которые вы указали в акте выполненных работ.
6. Страховые взносы. Укажите сумму взносов, начисленную на данные выплаты по единому тарифу 2026 года.

Проверка корректности

Перед отправкой файла через оператора ЭДО (электронного документооборота) проведите сверку:

• Сумма всех выплат в персонифицированных сведениях должна быть равна сумме начислений в расчетной ведомости за этот же месяц.
• Проверьте отсутствие дублей СНИЛС.
• Убедитесь, что формат файла соответствует требованиям ФНС (обычно это XML).

Если вы не хотите вручную проверять каждую цифру и рисковать штрафами, используйте Legium.pro — сервис, который готовит такие документы автоматически, минимизируя риск технических ошибок.

Сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах

Сроки подачи сведений жестко регламентированы. В 2026 году действует правило: отчет представляется не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Однако в деловой практике и внутренних регламентах многих компаний за ориентир берется 20-е число, чтобы оставить запас времени на исправление технических сбоев при передаче файла.

Пример графика сдачи за первый квартал 2026 года:

• За январь — до 25 февраля.
• За февраль — до 25 марта.
• За март — до 25 апреля.

Если 25-е число выпадает на выходной или праздничный день, крайний срок переносится на первый succeeding рабочий день.

Особенности нулевой отчетности

Многие предприниматели ошибочно полагают, что если в месяце не было выплат, то и отчет сдавать не нужно. Это заблуждение. Если организация числится активной, но выплат сотрудникам не было (например, из-за простоя или отсутствия персонала), необходимо подать «нулевые» сведения. Подробный разбор этих дат можно найти в статье Персонифицированные сведения: сроки сдачи в 2026 году.

Последствия просрочки

За несвоевременную подачу или подачу недостоверных сведений предусмотрены административные штрафы согласно КоАП РФ:

• Для должностных лиц (директора, главного бухгалтера) — от 400 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 1 000 до 30 000 рублей.

Помимо штрафов, систематическое нарушение сроков подачи может стать поводом для внеплановой налоговой проверки, так как ФНС расценит это как попытку скрыть выплаты «в конвертах».

Нулевая персонифицированная отчетность: когда и как оформлять

Нулевой отчет подается в тех случаях, когда организация или ИП зарегистрированы, но за отчетный месяц не производили никаких выплат физическим лицам.

Критерии признания отчёта нулевым

Отчет считается нулевым, если выполняется одно из условий:

• В штате нет сотрудников, и не привлекались сторонние исполнители по ГПХ.
• Сотрудники числятся в штате, но в конкретном месяце им не начислялись никакие суммы (например, все были в неоплачиваемом отпуске).
• Организация находится в стадии стартапа, регистрация прошла, но первый сотрудник еще не нанят.

Требования к подтверждающим документам

При подаче нулевого отчета внутренне зафиксируйте причину отсутствия выплат. Это может быть:

• Приказ о временном приостановлении деятельности.
• Справки о нахождении сотрудников в отпусках за свой счет.
• Отсутствие трудовых договоров в реестре кадрового учета.
  Эти документы не подаются в ФНС вместе с отчетом, но должны храниться в бухгалтерии на случай запроса инспектора.

Пример заполнения нулевого отчёта

В нулевом отчете заполняется только титульный лист:

1. ИНН, КПП, ОГРН организации.
2. Отчетный период (например, «Март 2026»).
3. Раздел с данными о физических лицах остается пустым.

Важно: нельзя просто «промолчать» и не отправить файл. Отсутствие файла в системе ФНС интерпретируется как нарушение срока сдачи, а не как отсутствие выплат.

Образцы и бланки: где скачать и как использовать

Официальный бланк персонифицированных сведений регулярно обновляется в соответствии с изменениями в налоговом законодательстве. Самым надежным источником является официальный сайт ФНС России в разделе «Формы отчетности».

Использование бланков в Excel

Многие бухгалтеры предпочитают скачивать шаблон в формате Excel для предварительного расчета сумм и проверки формул. Однако помните: Excel-файл — это лишь инструмент для подготовки. В налоговую данные передаются в формате XML.

Чтобы адаптировать образец под свои нужды:

1. Загрузите актуальный шаблон 2026 года.
2. Создайте дополнительные столбцы для внутреннего учета (например, «Цех» или «Отдел»), которые не входят в официальную форму, но помогут вам не запутаться в большом штате.
3. Используйте формулы СУММ для автоматического подсчета итогов по каждому сотруднику.

Проверка версии формы

Перед заполнением обязательно проверьте версию формы (номер и дату приказа Минфина или ФНС). Если использовать устаревший бланк 2024 или 2025 года, система электронного документооборота просто отклонит файл с ошибкой «Неверный формат документа». Актуальная версия формы всегда совпадает с текущим налоговым периодом.

Персонифицированные сведения о физлицах в 1С и ЗУП

Автоматизация сбора данных в программах семейства 1С существенно снижает вероятность ошибок. Наиболее часто используются конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:ЗУП» (Зарплата и управление персоналом).

Настройка справочников

Для корректного формирования отчета в 1С необходимо один раз качественно настроить справочник «Сотрудники»:

• В карточке каждого работника должны быть заполнены поля: СНИЛС, ИНН, ФИО.
• Должен быть указан актуальный вид договора (Трудовой, ГПХ).
• В настройках организации должны быть правильно указаны реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН), так как они автоматически переносятся на титульный лист.

Формирование отчёта в модуле ЗУП

В 1С:ЗУП процесс выглядит следующим образом:

1. Перейдите в раздел «Отчеты» $\rightarrow$ «Регламентированные отчеты».
2. Выберите «Персонифицированные сведения о физических лицах».
3. Укажите отчетный месяц.
4. Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически соберет все начисления из документов «Начисление зарплаты», «Отпуск», «Больничный» и «Выплата по договору ГПХ».

Если программа выдает предупреждение о «незаполненных реквизитах», значит, у кого-то из сотрудников отсутствует СНИЛС или ИНН. В этом случае необходимо вернуться в карточку сотрудника, исправить данные и заново сформировать отчет.

Экспорт данных

После проверки итогов в 1С данные экспортируются в XML-файл. Этот файл передается в систему ЭДО. Рекомендуется использовать встроенный в 1С сервис «1С-Отчетность», который позволяет отправить документ в одну клик и сразу получить квитанцию о приеме.

Помните, что данные в этом отчете должны быть синхронизированы с другими формами. Если вы вносили изменения в стаж или условия труда, проверьте, отражены ли они в форме ЕФС-1, чтобы избежать противоречий в базе данных ФНС и Социального фонда.

Отчетность при отсутствии сотрудников

Ситуация, когда организация юридически существует, но фактически не имеет персонала, встречается часто (например, в «спящих» компаниях или при переходе на полный аутсорсинг).

Обязанность сдавать сведения

Если у организации нет сотрудников, она всё равно остается плательщиком страховых взносов по закону. Следовательно, обязанность по подаче сведений сохраняется. Отсутствие людей в штате не освобождает от подачи нулевого отчета. Единственное исключение — полная ликвидация организации или её реорганизация.

Заполнение полей при отсутствии персонала

При заполнении сведений в случае «нет сотрудников»:

• Титульный лист заполняется полностью.
• Табличная часть с данными о физлицах остается пустой.
• В некоторых версиях ПО или при подаче через личный кабинет налогоплательщика может потребоваться поставить галочку «Сведения отсутствуют» или указать код причины (если предусмотрено текущей версией формы).

Пример правильного оформления

Допустим, ООО «Вектор» в марте 2026 года не имело сотрудников и не заключало договоров ГПХ.

1. Бухгалтер формирует отчет за март.
2. В поле «Сумма выплат» и «Сумма взносов» стоят прочерки или нули.
3. Файл отправляется в ФНС до 25 апреля.
4. В результате ФНС получает сигнал: организация активна, но выплат гражданам не производила, следовательно, взносы в этом месяце не должны начисляться.

Если проигнорировать эту процедуру, налоговая может направить требование о предоставлении пояснений, почему организация ведет деятельность, но не платит за сотрудников страховые взносы, что может привести к проверке обоснованности применения налоговых льгот.

Частые вопросы

Как правильно заполнить персонифицированные сведения о физлицах?

Соберите данные всех получателей доходов за месяц (СНИЛС, ИНН, ФИО), определите суммы начислений и коды доходов. Заполните титульный лист и таблицу с данными. Проверьте, чтобы итоговые суммы совпадали с данными бухгалтерского учета и расчетными ведомостями. Отправьте документ в формате XML через оператора ЭДО.

Какие сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах?

Сведения подаются ежемесячно. Крайний срок — 25-е число месяца, следующего за отчетным. Если этот день выходной, срок переносится на первый рабочий день.

Что такое нулевая персонифицированная отчетность?

Это отчет, в котором заполнен только титульный лист, а данные о выплатах физическим лицам отсутствуют. Он подается, если в отчетном месяце организация не начисляла зарплату, премии или вознаграждения по ГПХ.

Как скачать образец бланка персонифицированных сведений в Excel?

Актуальные бланки доступны на официальном сайте ФНС России. В разделе форм отчетности можно найти шаблоны, которые можно использовать для предварительного расчета данных перед экспортом в XML.

Нужно ли сдавать персонифицированные сведения, если у организации нет сотрудников?

Да, нужно. Даже при полном отсутствии персонала организация обязана подавать нулевые сведения ежемесячно, чтобы подтвердить отсутствие выплат и избежать штрафов за несдачу отчетности.

---

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС России.