Персонифицированные сведения при увольнении: сроки и правила подачи

Как подать сведения о прекращении работы сотрудника

Передача данных осуществляется исключительно в электронном виде через оператора электронного документооборота (ОЭДО) или с помощью специализированного ПО. В системе формируется документ, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или доверенного лица.

Для корректного приема сведений в СФР требуются следующие данные:

• СНИЛС сотрудника (основной идентификатор в системе).
• Дата расторжения трудового договора.
• Основание увольнения (код или ссылка на статью Трудового кодекса).

Для автоматизации подготовки документов и исключения ошибок в реквизитах используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

После отправки файла необходимо отслеживать статус квитанций. Сначала приходит квитанция о приеме (подтверждает доставку файла), затем — квитанция о результате обработки. Если в квитанции о результате указан статус «Отказ» или «Ошибка», сведения считаются неподанными, и отчет нужно отправить повторно с исправленными данными.

Ответственность за нарушение сроков подачи сведений

За несвоевременное представление или подачу недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность. Согласно Кодексу об административных правонарушениях, штрафы накладываются на должностных лиц и организации. Сумма штрафа зависит от тяжести нарушения иWhether это первичный проступок или повторный.

Несвоевременное уведомление СФР создает риски при проверках. Инспекторы сопоставляют даты увольнения в приказах, расчетных листках и данных персонифицированного учета. Расхождения могут стать поводом для детальной проверки всей кадровой документации и правильности расчета РСВ за генерального директора, если увольняемый занимал руководящую должность.

Если ошибка в сведениях обнаружена после отправки, необходимо подать уточняющий расчет. В таком документе указывается номер и дата корректируемого сообщения. Сведения в СФР обновляются, а старая запись аннулируется или дополняется.

Частые вопросы

Нужно ли подать сведения, если сотрудник уволен по собственному желанию?

Да, основание увольнения не влияет на обязанность подачи сведений. Любое прекращение трудового договора, независимо от того, произошло оно по инициативе работника, работодателя или по соглашению сторон, должно быть отражено в СФР в установленный срок.

Можно ли отправить сведения об увольнении вместе с ежемесячным отчетом?

Нет, это запрещено. Сведения об увольнении являются событийным документом с кратчайшим сроком подачи (один рабочий день). Объединение их с ежемесячной отчетностью приведет к нарушению сроков и наложению штрафа.

Что делать, если забыли подать сведения вовремя?

Необходимо отправить сведения немедленно, как только ошибка была обнаружена. Подача отчета с опозданием лучше, чем его полное отсутствие, так как это снижает вероятность назначения максимального штрафа при проверке и позволяет сотруднику быстрее получить полагающиеся выплаты.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за юридической помощью.