Положение о договорной работе: правила разработки и оформления

Как утвердить и ввести положение в действие

Положение является локальным нормативным актом (ЛНА). Его вводят в действие приказом руководителя организации. В тексте приказа указывается дата утверждения Положения и дата, с которой оно становится обязательным для исполнения всеми сотрудниками.

Ознакомление ответственных лиц проводится под подпись. Это можно реализовать двумя способами:

• Лист ознакомления, который является приложением к Положению.
• Индивидуальные расписки об ознакомлении с ЛНА.

Без подписи сотрудника невозможно привлечь его к дисциплинарной ответственности за нарушение регламента работы с договорами.

Срок действия Положения обычно не ограничен, однако в документе следует прописать процедуру внесения изменений. Поправки оформляются дополнительным приказом или новым приложением к Положению. Пересмотр регламента рекомендуется проводить ежегодно для адаптации под изменения в законодательстве или структуре компании.

Чтобы автоматизировать создание и проверку таких регламентов, используйте Legium.pro — сервис на базе ИИ, который поможет разработать внутренние документы компании.

Обязанности сотрудников при работе с договорами

На сотрудника, инициирующего сделку, возлагается обязанность по первичной проверке контрагента. Согласно гражданскому законодательству, компания должна проявить «должную осмотрительность». В Положении закрепите перечень документов, которые сотрудник обязан запросить у партнера: выписку из ЕГРЮЛ, устав, свидетельство об ИНН/КПП и документы, подтверждающие полномочия подписанта.

Особое внимание уделите работе с физическими лицами. Если компания привлекает исполнителей без статуса ИП или самозанятого, необходимо использовать договор подряда с физ лицом: правила оформления, налоги и риски, чтобы избежать переквалификации отношений в трудовые.

Правила хранения оригиналов должны исключать потерю документов. Установите требование: оригиналы договоров и всех дополнительных соглашений хранятся в специально отведенном месте (сейфе или архивном шкафу) с ограниченным доступом. Копии могут передаваться в отделы для операционной работы, но оригинал остается в централизованном хранилище.

Регламент передачи документов в бухгалтерию должен содержать сроки и форму отчетности. Например, подписанный экземпляр договора и акт приемки выполненных работ по договору подряда: правила оформления и образцы должны быть переданы в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней с момента подписания.

Передача документов в архив осуществляется по истечении срока действия договора или после завершения всех взаиморасчетов. Сроки хранения определяются законодательством об архивном деле и внутренними требованиями компании.

Частые вопросы

Является ли положение о договорной работе обязательным документом?

Закон не обязывает компанию иметь именно «Положение о договорной работе». Однако без него невозможно установить внутренний контроль, распределить ответственность между отделами и доказать вину сотрудника при нарушении регламентов.

Можно ли заменить положение приказом?

Приказ — это распорядительный документ, который вводит в действие правило или назначает ответственного. Положение — это нормативный документ, который детально описывает процесс. Заменить детальный регламент одним приказом можно только в очень маленьких компаниях, где все функции выполняет один человек.

Нужно ли согласовывать положение с профсоюзом?

Если в компании действует профсоюз и Положение затрагивает права или трудовые обязанности работников (например, вводит систему штрафов или меняет режим работы), согласование с представительным органом работников может потребоваться согласно Трудовому кодексу.

Информация носит справочный характер. Для разработки локальных нормативных актов рекомендуется обратиться к профильному юристу или бухгалтеру.