ЕФС-1 сроки сдачи 2026: как не пропустить дедлайн

Сдача ЕФС-1 при приёме на работу и увольнении

При приеме нового сотрудника в штат трехдневный срок исчисляется с даты фактического начала работы. Дата подписания трудового договора может предшествовать выходу на работу, но для СФР определяющим является именно первый рабочий день.

Неочевидно, но если сотрудник сразу после оформления находится в отпуске без сохранения заработной платы, срок сдачи ЕФС-1 считается с даты его фактического выхода на работу, а не с даты подписания договора.

При увольнении сотрудника отсчет начинается с даты расторжения трудового договора, зафиксированной в приказе об увольнении. Сведения о прекращении трудовой деятельности должны поступить в фонд до истечения 3 календарных дней. Правила оформления этого процесса подробно описаны в статье Заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника: сроки и правила оформления.

При переводе работника на другую должность или в другое подразделение внутри организации срок подачи начинается с даты фактического изменения штатного расписания и исполнения новых обязанностей, а не с даты издания приказа о переводе.

Таблица сроков сдачи ЕФС-1 и штрафы за просрочку

Для удобства контроля дедлайнов используйте таблицу соответствия событий и сроков подачи.

Событие	Срок подачи	Ответственность
Прием на работу	3 календарных дня	Штраф до 5 000 руб.
Увольнение сотрудника	3 календарных дня	Штраф до 5 000 руб.
Перевод внутри компании	3 календарных дня	Штраф до 5 000 руб.
Изменение персональных данных	3 календарных дня	Штраф до 5 000 руб.

Сумма штрафа за каждый просроченный день может составлять до 1 000 рублей, однако максимальный размер взыскания за одно событие ограничен суммой 5 000 рублей.

Повторные нарушения сроков подачи сведений в течение одного календарного года могут привести к более серьезным последствиям. В таких случаях административное взыскание может быть увеличено до 30 000 рублей. Для тех, кто работает с гражданско-правовыми договорами, актуален Срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора ГПХ: нормы 2026 года.

Сдача ЕФС-1 на бумаге: особенности и сроки

Переход на бумажный формат возможен только при подтвержденных технических сбоях в работе электронных сервисов или отсутствии доступа к сети Интернет. В этом случае сроки подачи остаются неизменными — 3 календарных дня с момента события.

Основной риск подачи на бумаге заключается в сложности доказательства своевременности отправки. В отличие от электронной подписи, где фиксируется точное время отправки пакета данных, бумажный документ требует физического подтверждения получения.

Для минимизации рисков штрафов рекомендуется сохранять копию подписанного приказа о приеме/увольнении и обязательно получать расписку о вручении формы с отметкой о дате и времени получения в СФР. Если вы также подаете сведения о стаже, изучите Заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

Частые вопросы

Каков срок сдачи ЕФС-1 при приёме на работу?

Срок составляет 3 календарных дня. Отсчет начинается со следующего дня после даты фактического выхода сотрудника на работу.

Можно ли сдавать ЕФС-1 на бумаге?

Да, но только при невозможности подачи в электронном виде из-за технических проблем. Срок подачи при этом не продлевается и остается равным 3 календарным дням.

Как рассчитывается штраф за просрочку сдачи ЕФС-1?

Штраф может начисляться за каждый день просрочки (до 1 000 руб.), но общая сумма за одно нарушение не может превышать 5 000 рублей. При систематических нарушениях штраф может вырасти до 30 000 рублей.

Какие сроки сдачи ЕФС-1 были в 2025 году?

В 2025 году действовал аналогичный режим подачи сведений о трудовой деятельности — 3 рабочих дня (в некоторых случаях календарных, в зависимости от типа события). В 2026 году требования к оперативности подачи данных сохранились.

Что делать, если срок сдачи ЕФС-1 просрочен при переводе сотрудника?

Необходимо незамедлительно подать отчет, даже если дедлайн пропущен. Рекомендуется подготовить пояснительную записку о причинах задержки, что может помочь снизить сумму штрафа при проверке.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.