Заполнение ЕФС-1 в 2026 году: пошаговое руководство и ответы на популярные вопросы

Заполнение раздела 1.2 формы ЕФС-1

Раздел 1.2 предназначен для идентификации застрахованного лица. Поля «ФИО», «ИНН» и «СНИЛС» являются строго обязательными. Отсутствие любого из этих идентификаторов приведет к ошибке при контрольной проверке файла в системе СФР.

Дата рождения сотрудника и его пол указываются строго в формате ДД.ММ.ГГГГ. Код места работы (ОКТМО) выбирается из актуального справочника ФНС на 2026 год. Неправильный код ОКТМО может привести к тому, что сведения о стаже сотрудника не будут учтены в региональном подразделении фонда.

Для лиц, работающих по специальным соглашениям, в поле «Статус работника» необходимо указать значение «самозанятый». Это позволяет системе корректно распределить налоговую нагрузку и страховые взносы. Если вы оформляете сотрудников по гражданско-правовым договорам, изучите заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ: правила и образцы 2026 года, чтобы не перепутать статусы.

Раздел 2 и подразделы 2.1, 2.3: доходы, удержания и коды выплат

Подраздел 2.1 используется для отражения начисленной заработной платы. Сумма указывается в целых рублях без копеек. Округление производится по стандартным математическим правилам.

В подразделе 2.3 фиксируются удержания НДФЛ и страховые взносы. Для стандартных выплат обязателен код причины выплаты (КПВ) 01. Если выплата производится по договору подряда, используется отдельный код 05.

Неочевидно, но с 2026 года в подразделе 2.3 формы ЕФС-1 код причины выплаты обязателен даже при нулевых удержаниях; отсутствие кода приводит к автоматическому отклонению декларации.

Итоговая сумма в строке 2.5 большинства программ рассчитывается автоматически. Однако бухгалтер обязан проверить её вручную, сопоставив с данными Расчета по РСВ в 2026 году: правила заполнения и сроки подачи, так как расхождения между этими формами являются триггером для налоговой проверки.

ЕФС-1 при приёме на работу и увольнении

При приёме нового сотрудника заполняются раздел 1.2 (персональные данные) и подраздел 2.1. В поле «Дата начала трудовых отношений» ставится дата фактического выхода на работу. Удержания в подразделе 2.3 в данном случае указываются как нулевые.

При увольнении в разделе 1.2 фиксируется дата прекращения трудового договора. В подразделе 2.3 отражаются все финальные удержания, а в поле кода причины увольнения обязательно ставится значение 03. Для правильного отражения периодов работы также потребуется заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

Сведения о приеме и увольнении должны быть отправлены в СФР в течение 5 рабочих дней с даты события. Превышение этого срока влечет штраф в размере 5% от суммы начисленных выплат сотруднику. После отправки обязательно проверьте статус документа в личном кабинете ФНС: статус должен смениться с «Принято» на «Обработано без ошибок».

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении?

В разделе 1.2 укажите дату увольнения сотрудника. В подразделе 2.3 отразите итоговые суммы удержаний НДФЛ и взносов, а в графе кода причины увольнения поставьте «03». Форму необходимо подать в течение 5 рабочих дней.

Какие данные нужны для раздела 1.2 в ЕФС-1?

Необходимо подготовить паспортные данные сотрудника для заполнения ФИО, актуальный ИНН и СНИЛС. Также потребуются дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ и код ОКТМО по месту нахождения организации.

Что включить в подраздел 2.1 формы ЕФС-1?

В данном подразделе отражается общая сумма начисленной заработной платы за отчетный период. Сумма вносится в рублях без копеек.

Как правильно указать код причины выплаты в подразделе 2.3?

Используйте код «01» для обычных ежемесячных выплат и код «05» для выплат по договорам подряда. Помните, что в 2026 году код обязателен даже при нулевых значениях удержаний.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС/СФР.