Заполнение ЕФС-1 за год: пошаговое руководство

Раздел 1 и подраздел 1.2: сведения о застрахованных лицах

В подразделах 1.1–1.3 фиксируются персональные данные сотрудников. Для каждого застрахованного лица создается отдельная строка, в которой в обязательном порядке указываются:

• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
• ФИО;
• дата рождения.

В подразделе 1.2 отражаются суммы доходов, код ОКВЭД и сведения о прекращении трудовых отношений. Если сотрудник был уволен, необходимо указать код причины увольнения, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ. Отсутствие этого кода является основанием для отклонения всего отчета.

Правильное заполнение сведений о сотрудниках напрямую влияет на корректность других форм, например, при расчете среднесписочной численности для РСВ, где данные о движении кадров должны совпадать.

Раздел 2 и подраздел 2.1: расчёт страховых взносов

Подраздел 2.1 предназначен для расчета итоговых сумм страховых взносов. Суммы рассчитываются по ставкам, установленным Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

В поле «Общая сумма перечисленных средств составляет ___ рублей» вносится итоговая сумма строго в соответствии с платежным поручением. Бухгалтеру необходимо проверить полное совпадение этой цифры с фактической оплатой, чтобы избежать расхождений в учете СФР.

Неочевидно, но в СБИС при заполнении подраздела 2.1 автоматически проверяется, не ниже ли сумма страховых взносов установленного минимального страхового дохода; если сумма оказывается меньше, система отклонит форму без возможности ручного исправления.

Для автоматизации процесса и исключения ошибок в реквизитах используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где данные подставляются автоматически по ИНН организации.

Онлайн‑подача и образец заполнения (СБИС)

Для подачи отчета через СБИС выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Отчётность ФСС» и выберите форму «ЕФС-1».
2. Загрузите готовый образец или создайте новый документ, заполнив поля с автоматической проверкой.
3. Проверьте корректность данных в разделах 1 и 2. Если вы ранее подавали уточнённый расчёт по РСВ, убедитесь, что данные в ЕФС-1 синхронизированы с ними.
4. Сформируйте электронную подпись и отправьте форму в ФСС.

После отправки обязательно сохраните квитанцию о приёме (КИП). Этот документ является единственным подтверждением того, что отчет принят системой СФР и обязан храниться в бухгалтерском учете организации.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 онлайн?

Заполнение происходит в личном кабинете ФСС или через системы ЭДО (например, СБИС). Необходимо последовательно заполнить Раздел 1 (персонифицированный учет) и Раздел 2 (расчет взносов), после чего подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Можно ли подать ЕФС-1 через СБИС?

Да, СБИС поддерживает актуальную форму ЕФС-1 по Приказу СФР № 1462. Система автоматически проверяет корректность заполнения полей и суммирует выплаты по каждому страховому доходу.

Какие коды указывать в разделе 1.2?

В разделе 1.2 указываются коды ОКВЭД организации и коды причин увольнения сотрудников согласно Трудовому кодексу РФ.

Сколько времени даёт закон на подачу ЕФС-1 за год?

Годовой отчет должен быть представлен не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

Что делать, если в разделе 2 обнаружена ошибка?

Если ошибка обнаружена после отправки, необходимо подать корректирующий расчет. При этом важно, чтобы итоговые суммы в подразделе 2.1 совпадали с данными платежных поручений. Если вы также корректируете данные по сотрудникам в других формах, изучите заполнение раздела 3 РСВ для обеспечения единообразия отчетности.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется обратиться к профильному специалисту или ознакомиться с текстом нормативных актов.