Заполнение ЕФС‑1 при увольнении сотрудника: пошаговое руководство

Заполнение ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года

Крайний срок подачи квартального отчета за первый период 2026 года — 15 апреля. Это изменение синхронизирует сроки сдачи ЕФС-1 и формы 2-НДФЛ для упрощения налогового календаря.

В квартальный отчет включаются сведения о всех начислениях, с которых уплачены страховые взносы, и произведенных удержаниях. Сюда входят оклады, премии, надбавки и доплаты. Если в течение квартала не было движения по сотрудникам и выплат, подается «нулевой» отчет.

Расчет страховых взносов за квартал производится по единому тарифу, действующему в 2026 году. Суммы должны быть согласованы с данными бухгалтерского учета и платежными поручениями по Единому налоговому счету (ЕНС). При возникновении сложностей с распределением сумм по периодам поможет ЕФС-1 заполнение образец: как правильно оформить за 1-й квартал 2026 года и в особых ситуациях.

Заполнение ЕФС-1 при ликвидации и переименовании организации

При полной ликвидации юридического лица в графе «основания прекращения деятельности» проставляется код 99. Это сигнализирует фонду о закрытии всех лицевых счетов застрахованных лиц, привязанных к данному работодателю.

Если организация сменила наименование, в реквизитах формы указывается новое название, зафиксированное в ЕГРЮЛ. При этом регистрационный номер работодателя (РН), ИНН и КПП остаются прежними. В поле «Наименование организации» вписывается актуальное название строго по уставу.

К форме при ликвидации или переименовании прикладывается копия решения общего собрания участников или выписка из ЕГРЮЛ. При смене названия сопроводительные документы не требуются, так как СФР получает данные из реестра налоговой службы автоматически.

Заполнение ЕФС-1 при несчастном случае и окончании договора ГПХ

Если увольнение связано с несчастным случаем на производстве, в графе оснований указывается код 08. В этом случае работодатель обязан приложить к отчетности акт о несчастном случае по форме Н-1 и заключение государственной инспекции труда.

При окончании договора ГПХ заполняется раздел по договорам гражданско-правового характера. Указывается дата заключения и дата фактического окончания договора. Суммы выплат по ГПХ отражаются в соответствующих графах раздела, так как они являются базой для страховых взносов.

В разделе «особые случаи» фиксируются сведения о предоставлении дополнительных льгот или специфических условиях расторжения договора, если это предусмотрено законодательством или локальными актами. Правила оформления таких ситуаций подробно описаны в материале Заполнение ЕФС-1 раздел 2: правила оформления, сроки и особые случаи.

Заполнение отчёта ЕФС-1: подразделы 1.2 и 2.3

Подраздел 1.2 используется для предоставления сведений о выплатах, которые влияют на расчет пособий и стаж. Здесь отражаются суммы выплат, произведенные за отчетный период, включая компенсации при увольнении.

Подраздел 2.3 предназначен для детализации страховых взносов. В нем указываются суммы взносов по разным тарифам (основной, пониженный для МСП, дополнительные тарифы по видам деятельности). Данные вносятся в рублях с точностью до двух знаков после запятой.

Проверка согласованности данных проводится путем сверки итоговых сумм подраздела 1.2 с базой начисления взносов в подразделе 2.3. Расхождение между базой выплат и суммой начисленных взносов (с учетом действующих ставок 2026 года) является основанием для отказа в приемке отчета. Инструкции по проверке итогов можно найти в статье ЕФС-1 раздел 2: пошаговое заполнение, образцы и онлайн-инструкция.

Частые вопросы

Как правильно заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника?

Укажите СНИЛС, ФИО работника, дату увольнения и код основания расторжения договора. Отправьте форму в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.

Можно ли подать ЕФС-1 за квартал, если данные изменились после сдачи?

Да, в этом случае подается уточняющий (корректирующий) расчет. В поле «номер корректировки» ставится цифра 1 (или далее по порядку), а в таблицах указываются исправленные данные.

Нужно ли указывать причину несчастного случая в ЕФС-1?

В самой форме ЕФС-1 указывается только код основания (код 08). Подробная причина и обстоятельства описываются в акте Н-1, который подается в СФР параллельно с отчетностью.

Как оформить ЕФС-1 при ликвидации организации?

В графе оснований прекращения деятельности укажите код 99. Подайте отчет по всем сотрудникам, которые числятся в штате на дату ликвидации.

Какие данные включать в подраздел 2.3 ЕФС-1?

Вносите суммы страховых взносов, начисленных за отчетный период, распределяя их по соответствующим тарифам и видам страхования.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР и ФНС.