Заполнение ЕФС‑1 (раздел «Стаж») в 2026 году: пошаговое руководство

ЕФС-1 при ликвидации, переименовании и окончании договора ГПХ

При ликвидации организации в форме ЕФС-1 заполняются сведения о всех сотрудниках, с которыми расторгаются трудовые договоры. В полях раздела «Стаж» фиксируется дата начала процедуры ликвидации согласно решению учредителей или определению суда. Сведения о стаже подаются в составе общего отчета о прекращении трудовых отношений.

При переименовании юридического лица данные в разделе «Стаж» не меняются, так как стаж сотрудника считается непрерывным. Однако в шапке отчета указывается новое наименование организации и актуальный КПП. Если переименование сопровождалось реорганизацией, в отчете отражается передача сведений о стаже от старого юридического лица к новому.

При завершении договора гражданско-правового характера (ГПХ) сведения о стаже подаются, если по данному договору застрахованное лицо имело право на пенсионный стаж (например, при уплате взносов в установленном порядке). В отчете указывается период с даты подписания договора до даты подписания акта приемки-передачи работ.

Порядок подачи измененного ЕФС-1 в этих случаях зависит от причины: при ликвидации и окончании ГПХ отчет подается в общие сроки уведомления о прекращении деятельности/договора. При переименовании сведения подаются при первой же отчетной сдаче после внесения изменений в ЕГРЮЛ. Подробнее о правилах оформления таких случаев читайте в статье Заполнение ЕФС-1 раздел 2: правила оформления, сроки и особые случаи.

Отчет ЕФС-1 при несчастных случаях и в подразделах 1.2, 2.3

Несчастный случай на производстве фиксируется в ЕФС-1 через подачу сведений о периоде временной нетрудоспособности. В разделе «Стаж» этот период может быть выделен отдельным кодом, если он влияет на расчет страхового стажа или дает право на дополнительные выплаты. Сведения подаются в течение трех рабочих дней с даты регистрации несчастного случая.

Подраздел 1.2 предназначен для внесения дополнительных сведений о стаже, которые не вошли в основные блоки. Здесь используются специальные коды справочников СФР для указания периодов работы в специфических условиях (например, работа в горячих цехах или на химическом производстве). Каждый код соответствует определенному перечню профессий и должностей, утвержденному правительством.

Подраздел 2.3 используется для отражения изменений в организации, которые влияют на учет стажа. Сюда относятся сведения об изменении условий труда по результатам внеплановой СОУТ или исправлении ошибок в ранее поданных данных о стаже сотрудников. Если в 2026 году обнаружена ошибка в стаже за прошлые периоды, в подразделе 2.3 подаются корректирующие сведения.

Для проверки корректности данных используйте следующие контрольные вопросы:

1. Соответствует ли код стажа фактическим условиям труда сотрудника по карте СОУТ?
2. Нет ли наложений дат в разных периодах стажа одного работника?
3. Совпадает ли дата начала ликвидации с официальным документом о начале процедуры?
4. Все ли сотрудники, работавшие по ГПХ, учтены при закрытии договоров?

Если вы оформляете новых сотрудников, изучите Заполнение ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговое руководство и образцы, чтобы правильно задать начальные параметры стажа.

Частые вопросы

Как правильно заполнить ЕФС-1 за 1-й квартал 2026 г.?

Соберите данные о периодах работы сотрудников с 01.01.2026 по 31.03.2026, выберите коды стажа согласно справочнику СФР и внесите даты начала и окончания каждого периода. Отправьте отчет через ЭДО до 25 апреля 2026 года.

Можно ли подавать ЕФС-1 при ликвидации организации?

Да, это обязательно. В отчете фиксируются сведения о прекращении трудовых договоров и стаже сотрудников. Важно указать дату начала ликвидации организации, а не дату окончательного исключения из ЕГРЮЛ.

Что указывать в ЕФС-1 при несчастном случае на производстве?

Необходимо подать сведения о периоде нетрудоспособности сотрудника, используя соответствующий код стажа. Срок подачи — 3 рабочих дня с момента регистрации случая.

Нужно ли менять данные в ЕФС-1 при переименовании организации?

Данные о стаже сотрудников менять не нужно, так как стаж непрерывен. В отчете обновляются только реквизиты работодателя (наименование и КПП).

Как оформить подразделы 1.2 и 2.3 в отчете ЕФС-1?

В подразделе 1.2 указывайте дополнительные сведения о стаже с использованием кодов из справочников СФР. В подразделе 2.3 отражайте корректировки стажа или изменения условий труда, произошедшие в организации.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.