Заполнение РСВ 2026 года: пошаговое руководство

Заполнение приложения 3.1 к РСВ 2026 года

Приложение 3.1 предназначено для организаций, имеющих наемных работников, включая тех, кто работает по договорам ГПХ. В этом разделе фиксируются индивидуальные сведения по каждому сотруднику за отчетный период.

Пошаговый алгоритм ввода данных:

1. Укажите персональные данные сотрудника: СНИЛС, ИНН, ФИО.
2. Внесите сумму дохода, являющуюся объектом обложения страховыми взносами.
3. Рассчитайте и укажите сумму страховых взносов по соответствующим ставкам 2026 года.
4. Отразите суммы удержаний и налоговых баз согласно требованиям НК РФ.

Неочевидно, но в 2026 году приложение 3.1 заполняется даже если у организации нет выплат, но есть хотя бы один сотрудник в штате — иначе форму можно не подавать. Если работник числится в штате, но в конкретном квартале не получал зарплату (например, из-за отпуска за свой счет), в строках доходов и взносов проставляются нулевые значения. Оставлять поля пустыми нельзя — это будет расценено как ошибка заполнения.

Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервис РСВ (расчёт по страховым взносам), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Заполнение РСВ за полугодие и за 1-й квартал 2026 года

Отчетность по РСВ имеет накопительный характер. Это означает, что в каждом последующем периоде данные за предыдущие месяцы года суммируются.

Сроки подачи за 2026 год:

• За 1 квартал: до 25 апреля 2026 года.
• За полугодие (1 и 2 кварталы): до 25 июля 2026 года.
• За 9 месяцев (1, 2 и 3 кварталы): до 25 октября 2026 года.
• За год (все 4 квартала): до 25 января 2027 года.

При заполнении РСВ за 1 квартал 2026 года в приложение 3.1 вносятся данные за январь, февраль и март. При подаче за полугодие в те же строки суммируются показатели с января по июнь. Если в определенном периоде доходы отсутствовали, налоговая база признается равной нулю, но запись о застрахованном лице в отчете должна присутствовать.

Особое внимание следует уделить расчету среднесписочной численности. Правила ее вычисления детально описаны в статье Расчет среднесписочной численности в РСВ: формулы, ставки 2026 года и порядок заполнения.

Особенности заполнения РСВ для директора без зарплаты в 2026 году

Ситуация, когда директор является единственным учредителем и не начисляется себе заработную плату, не освобождает организацию от обязанности подавать отчетность. Согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и нормам НК РФ, организация обязана уведомлять налоговый орган о наличии застрахованного лица.

В таком случае заполнение РСВ происходит следующим образом:

1. В приложении 3.1 создается строка с данными директора.
2. В графах «Сумма дохода» и «Сумма страховых взносов» проставляется «0».
3. В титульном листе отражается среднесписочная численность (1 человек).

Отсутствие выплат не означает отсутствие отчетности. Если организация проигнорирует подачу РСВ, налоговая инспекция наложит штраф в размере 5 000 рублей за каждый неотчетный период.

Помимо РСВ, в данной ситуации необходимо подавать и другие сведения. Рекомендуем изучить Персонифицированные сведения 2026 для директора: форма, заполнение, штрафы и 1С, чтобы избежать дополнительных санкций.

Частые вопросы

Какой срок подачи РСВ за 1 квартал 2026 года?

Срок подачи — не позднее 25 апреля 2026 года. Если этот день является выходным или праздничным, крайний срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Нужно ли указывать нулевой доход у директора без зарплаты?

Да, необходимо. Директор должен быть указан в приложении 3.1 с проставлением «0» в полях доходов и взносов. Это подтверждает, что сотрудник числится в штате, но выплаты ему не производились.

Можно ли подавать РСВ за полугодие 2026 года в электронном виде?

Да, более того, электронная подача является единственным законным способом предоставления данного расчета. Бумажные формы налоговая служба не принимает.

Какой штраф за просрочку подачи РСВ за полугодие 2026 года?

За неподачу или несвоевременную подачу расчета предусмотрен штраф в размере 5 000 рублей за каждый период.

Что изменилось в приложении 3.1 к РСВ в 2026 году?

Основное требование 2026 года — обязательное заполнение приложения 3.1 даже при отсутствии выплат, если в штате есть хотя бы один сотрудник. Также обновлены коды и ставки страховых взносов в соответствии с актуальными изменениями в НК РФ.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС.