Заполнение формы ЕФС-1 при приеме на работу: правила и сроки в 2026 году

Заполнение ЕФС-1 подраздел 1.2 и 1.3: стаж и особые условия

Подраздел 1.2 заполняется только в тех случаях, когда сотрудник принимается на работу с особым стажем, который должен учитываться при определении страхового стажа или пенсионных прав. В большинстве стандартных случаев при приеме на работу этот раздел остается пустым.

Подраздел 1.3 заполняется для сотрудников, чьи условия труда признаны вредными или опасными. Здесь указываются коды классов условий труда (1, 2, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 или 4) и соответствующие коды профессиональных рисков. Данные сведения напрямую зависят от результатов специальной оценки условий труда (СОУТ).

Если по результатам СОУТ установлен класс условий труда 3.1 и выше, работодатель обязан отразить это в подразделе 1.3. Несоответствие данных в ЕФС-1 и карте СОУТ является основанием для штрафных санкций при проверке ГИТ или СФР. Сведения об особых условиях труда также влияют на расчет страховых взносов, которые отражаются в Расчете по РСВ в 2026 году: правила заполнения и сроки подачи.

Заполнение ЕФС-1 раздел 2 и подраздел 2.1.1

Раздел 2 формы ЕФС-1 не заполняется при каждом приеме на работу. Он предназначен для подачи сведений о стаже сотрудника в особых условиях труда (вредность, северные надбавки), когда эти данные не были переданы ранее или требуют уточнения. При обычном приеме на стандартную должность раздел 2 остается пустым.

Подраздел 2.1.1 используется для детального отражения периодов работы в особых условиях. В нем указываются:

• период работы (дата начала и окончания);
• код выполняемой работы по классификатору;
• класс условий труда.

Данные раздела 2 должны строго сопоставляться со сведениями из подраздела 1.1. Если в подразделе 1.1 указан прием на должность с вредными условиями, а в разделе 2 отсутствуют подтверждающие периоды или коды, СФР может запросить дополнительные пояснения.

Правильное отражение стажа в ЕФС-1 критически важно для корректного расчета пенсионных прав сотрудника. Ошибки в этих разделах могут привести к тому, что работник не получит право на досрочный выход на пенсию. После оформления приема и подачи ЕФС-1 не забудьте проверить, как данные повлияли на Расчет по взносам РСВ: формулы, ставки 2026 года и порядок заполнения.

Частые вопросы

Нужно ли подавать ЕФС-1 при приеме на работу, если сотрудник работает по ГПХ?

Да, сведения о заключении договора ГПХ подаются в СФР, но правила заполнения отличаются от трудового приема. Используется отдельный код мероприятия и иные реквизиты. Подробные инструкции доступны в статье Заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ: правила и образцы 2026 года.

Как заполнить форму ЕФС-1 за 2025 год, если прием был в конце декабря, а отчет подается в январе 2026?

В форме указывается фактическая дата приема (декабрь 2025) и дата издания приказа. Несмотря на то что отчет подается в 2026 году, данные относятся к периоду 2025 года. Главное — соблюсти срок подачи (следующий рабочий день).

Что делать, если пропустили срок подачи ЕФС-1 при приеме?

Необходимо подать форму незамедлительно, даже если срок уже истек. СФР зафиксирует дату фактической подачи. Чтобы минимизировать риск штрафа, рекомендуется подготовить пояснительную записку о причинах задержки, хотя по закону это не освобождает от ответственности.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться с главным бухгалтером или налоговым консультантом.