Заполнение формы ЕФС‑1 при приёме на работу: пошаговое руководство

Подраздел 1.1 и раздел 1.2: сведения о работнике и условиях договора

Подраздел 1.1 предназначен для идентификации сотрудника. Обязательными для заполнения являются поля: фамилия, имя, отчество (полностью), страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) и дата рождения. СНИЛС является ключевым идентификатором, по которому СФР сопоставляет данные с базой застрахованных лиц.

Раздел 1.2 содержит условия трудового договора. Здесь указываются:

• Дата начала работы (согласно приказу);
• Тип договора (основной, срочный, ГПХ);
• Код ОКВЭД по основному виду деятельности компании;
• Ставка оплаты труда или оклад.

Если сотрудник оформляется по совместительству, в форме указывается тип договора «Временный» или «Совместительство». При наличии основного места работы в другой организации, в ЕФС-1 текущего работодателя ставится соответствующая отметка, чтобы СФР корректно распределял страховые взносы.

Пример заполнения для менеджера:

• Подраздел 1.1: Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123-456-789 00, 15.05.1990.
• Раздел 1.2: Дата приема 01.03.2026, тип «Основной», ОКВЭД 47.11, оклад 60 000 руб.

Для корректного учета стажа рекомендуем изучить заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

Раздел 2 и подраздел 2.1.1: начисления, удержания и налоговые ставки 2026 года

Раздел 2 используется для отражения финансовых показателей. В подразделе 2.1.1 указывается общая сумма начислений, которая включает оклад, премии и выплаты по дополнительным соглашениям за отчетный период.

Неочевидно, но в подразделе 2.1.1 поле «Общая сумма начислений» нельзя оставлять пустым; даже при отсутствии начислений (например, при приеме в конце месяца) нужно указать 0, иначе система отклонит заявку.

Удержания НДФЛ в 2026 году рассчитываются согласно НК РФ:

• 13% — для резидентов с годовым доходом до 5 млн рублей;
• 15% — для резидентов с доходом свыше 5 млн рублей (на сумму превышения).

База для расчета страховых взносов формируется с учетом всех выплат, кроме тех, что освобождены от налогообложения. Каждой выплате присваивается соответствующий код ФСС для правильного распределения средств в фонде.

Таблица расчета (пример):

Показатель	Значение	Примечание
Начислено	70 000 руб.	Оклад + премия
НДФЛ (13%)	9 100 руб.	Удержание
База взносов	70 000 руб.	Сумма для расчета СФР
К выплате	60 900 руб.	«На руки»

Чтобы избежать ошибок в расчетах, используйте ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

СФР и заполнение ЕФС-1 при увольнении: отличия от приёма

Процедура уведомления СФР об увольнении зеркальна приему, но имеет свои особенности. Сведения о прекращении трудового договора подаются в той же форме ЕФС-1, но с указанием кода причины увольнения (например, код 1 — по соглашению сторон, код 3 — по инициативе работника).

В разделе 2 при увольнении отражаются только те выплаты, которые сотрудник получает в последний день работы: компенсация за неиспользованный отпуск, расчетные и выходные пособия.

Срок подачи — не позднее 5 календарных дней с даты увольнения. Опоздание с подачей сведений о прекращении договора может привести к блокировке выплат по пособиям сотруднику через СФР. Подробные инструкции по этому процессу доступны в статье заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника: сроки и правила оформления.

Наиболее частая ошибка при увольнении — отсутствие или неверный код причины расторжения договора. Без этого кода СФР не может закрыть запись в электронной трудовой книжке (ЭТК) сотрудника.

Частые вопросы

Как правильно заполнить подраздел 1.1 в форме ЕФС-1?

Необходимо строго соблюдать соответствие данных паспорту и СНИЛС сотрудника. ФИО пишутся полностью, без сокращений. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к тому, что запись в трудовом стаже не будет привязана к конкретному человеку.

Можно ли использовать готовый шаблон при заполнении ЕФС-1 при увольнении?

Использовать шаблоны можно, но каждое поле должно быть перепроверено. Особенно важно актуализировать дату увольнения и код причины расторжения договора, так как они определяют право сотрудника на получение пособий по безработице.

Нужно ли указывать СФР в ЕФС-1 при приёме на работу?

Да, регистрационный номер работодателя в СФР является обязательным реквизитом в шапке формы. Без него отчет будет считаться неполным и будет отклонен системой.

Какой срок подачи ЕФС-1 при приёме нового сотрудника?

Срок составляет 5 календарных дней с даты издания приказа о приеме или подписания трудового договора. Срок отсчитывается со следующего дня после события.

Какие типичные ошибки допускаются в разделе 2?

Самые частые ошибки: пропуски в полях сумм (вместо 0 оставляют пустоту), неверное применение ставки НДФЛ (13% вместо 15% при высоких доходах) и несоответствие базы страховых взносов общей сумме начислений.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС и СФР.