Заполнение формы ЕФС‑1 при приёме на работу: пошаговое руководство и ответы на частые вопросы

Раздел 1: сведения о работнике (подразделы 1.1, 1.2, 1.3)

Заполнение ЕФС 1 подраздел 1.1 требует предельной точности, так как данные сверяются с базой МВД и ПФР. Здесь указываются:

• Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращений).
• ИНН (12 цифр для физлиц).
• СНИЛС (11 цифр).
• Паспортные данные: серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ.

В подразделе 1.2 фиксируются персональные характеристики: дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ, пол, гражданство (код страны) и семейное положение. Эти данные необходимы для корректного расчета страховых выплат и пособий.

Заполнение ЕФС-1 подраздел 1.3 касается трудового стажа. Неочевидно, но в этом поле указывается только последний работодатель, если стаж у нового сотрудника менее 6 месяцев. Если же перерыв в работе составил более полугода или сотрудник работал в разных местах, требуется перечислить все места работы за последние 12 месяцев.

Раздел 2: сведения о работодателе и условиях труда (подразделы 2.1, 2.1.1)

Заполнение ЕФС 1 раздел 2 начинается с подраздела 2.1. Здесь указываются реквизиты организации: полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, актуальный код ОКВЭД по основному виду деятельности, юридический адрес и данные контактного лица для связи с СФР.

Заполнение ЕФС 1 раздел 2.1.1 фокусируется на деталях трудового договора:

• Дата заключения договора и дата фактического выхода на работу.
• Тип договора (бессрочный, срочный, ГПХ).
• Установленная ставка (например, 1.0 для полного рабочего дня или 0.5 для совместителя).
• График работы (пятидневка, сменный график, гибкий график).

При оформлении дистанционного сотрудника в поле «форма работы» выбирается соответствующий код «дистанционная работа». Если в договоре предусмотрен испытательный срок, он указывается в дополнительных сведениях. При изменении условий в дальнейшем потребуется оформить перевод на дистанционную работу в ЕФС‑1: сроки сдачи и порядок оформления.

Заполнение формы ЕФС‑1 за 2025 год и изменения в 2026 году

С 1 января 2026 года вступила в силу актуальная версия формы (выпуск № 5). Главным изменением стало введение новых обязательных полей. Теперь в разделе реквизитов работодателя обязательно указывается код ОКТМО, без которого форма будет отклонена системой автоматического контроля.

В подсекции 2.1.1 изменились требования к указанию размера оплаты труда. Теперь сумма фиксированного оклада или тарифной ставки указывается в целых рублях, без копеек. Округление производится по стандартным правилам математики.

Перед окончательной отправкой рекомендуется воспользоваться сервисом СФР «Проверка ЕФС‑1». Он позволяет выявить логические ошибки (например, дата приема раньше даты рождения или некорректный СНИЛС) до того, как отчет попадет в реестр. Это помогает избежать санкций, которые описаны в статье про штраф за персонифицированные сведения 2026: размеры, формы и порядок заполнения.

Частые вопросы

Как правильно заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 при приёме на работу?

Вносите данные строго по паспорту. ФИО пишутся полностью, без аббревиатур. СНИЛС и ИНН проверяйте по оригиналам документов. Если у сотрудника нет ИНН, поле остается пустым, но рекомендуется помочь работнику оформить его через личный кабинет налогоплательщика.

Как указать сведения о предыдущем месте работы в подразделе 1.3?

Если стаж сотрудника менее 6 месяцев, укажите только данные последнего работодателя (наименование, ИНН, период работы). Если стаж больше или были перерывы, перечислите всех работодателей за последние 12 месяцев. Если сотрудник впервые выходит на работу, подраздел 1.3 не заполняется.

Нужно ли заполнять раздел 2.1.1, если трудовой договор ещё не подписан?

Нет, форма ЕФС-1 подается на основании уже заключенного трудового договора или приказа о приеме. Подача сведений до подписания договора юридически невозможна, так как в разделе 2.1.1 требуется указать дату заключения договора и условия оплаты.

Как отправить форму ЕФС‑1 в 2026 году: электронно через портал ФСС или через СЭД?

В 2026 году подача осуществляется исключительно в электронном виде. Доступны два основных пути: через личный кабинет страхователя на портале СФР (бывший ФСС) или через системы электронного документооборота (СЭД), имеющие интеграцию с государственными информационными системами.

Какие штрафы предусмотрены за просрочку подачи формы ЕФС‑1 при приёме на работу?

За несвоевременную подачу или подачу недостоверных сведений предусмотрен административный штраф по ст. 15.33.1 КоАП РФ. Сумма штрафа зависит от размера организации: для ИП и малых предприятий она ниже, для крупных компаний может достигать значительных сумм за каждого сотрудника.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативных актов.