Заполнение формы ЕФС‑1 при увольнении сотрудника: пошаговое руководство

Заполнение ЕФС‑1 подраздел 1.1 – сведения о работнике

Подраздел 1.1 предназначен для идентификации застрахованного лица и фиксации кадрового события. Ошибки в персональных данных приводят к автоматическому отклонению формы системой СФР.

В полях идентификации указываются полные ФИО, ИНН, СНИЛС и дата рождения. Данные должны строго соответствовать паспорту и выписке из ИЛС (индивидуального лицевого счета).

В графе «Должность» прописывается наименование позиции согласно штатному расписанию и трудовому договору. Если сотрудник совмещал несколько должностей, сведения подаются по каждой из них отдельно.

Указывается дата начала работы (приема) и дата окончания (увольнения). Дата окончания должна совпадать с датой, указанной в приказе о прекращении трудовых отношений. Код причины увольнения в данном подразделе не проставляется — он фиксируется в разделе 2.

Заполнение ЕФС‑1 раздел 1.2 и подраздел 2.1 – выплаты и удержания

Раздел 1.2 и подраздел 2.1 используются для отражения финансовых расчетов с сотрудником при расторжении договора. Эти данные должны быть синхронизированы с данными, которые позже попадут в расчет по взносам РСВ: формулы, ставки 2026 года и порядок заполнения.

В основной колонке указывается размер выплаты за расчетный период. Сумма вносится без учета НДФЛ («чистыми»). Все удержанные суммы налогов и иных обязательных платежей отражаются строго в колонке «удержано».

В подразделе 2.1 проставляются коды выплат. Для стандартной заработной платы используется код «01». Если выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, она отражается отдельной строкой с соответствующим кодом.

Неочевидно, но при увольнении по соглашению сторон в разделе 1.2 указывается только чистая сумма выплаты, а НДФЛ фиксируется в отдельном поле «удержано», что часто упускают и приводит к отклонению СФР.

Заполнение ЕФС‑1 раздел 2 – причины и коды увольнения

Раздел 2 является ключевым для определения стажа сотрудника и его права на социальные выплаты. Здесь фиксируется юридическое основание прекращения договора.

Необходимо выбрать код причины увольнения из актуального справочника СФР. Например, код «02» соответствует увольнению по соглашению сторон, а код «04» — сокращению штата или численности работников.

Обязательно укажите дату и реквизиты документа-основания (номер и дата приказа). При сокращении (код 04) проверьте, чтобы в трудовой книжке и приказе была указана именно эта формулировка, иначе возникнет расхождение данных.

Перед отправкой сверьте коды в разделе 2 с данными в подразделе 1.1. Любое несоответствие дат или должностей между разделами приведет к статусу «Ошибка» в отчете о приемке. Для корректного учета стажа рекомендуем изучить заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

СФР: передача данных из ЕФС‑1 в систему ФСС

Поскольку функции ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР), передача данных осуществляется через единый шлюз.

Сформированная форма экспортируется в формате XML. Этот формат является единственно допустимым для автоматизированной обработки системой СФР.

Загрузка файла производится через личный кабинет страхователя или с помощью оператора ЭДО. После загрузки система проверяет файл на соответствие формату и наличие всех обязательных полей.

Подтверждение о приеме (квитанция) приходит в течение 24 часов. Если в течение этого срока подтверждение не получено, следует проверить статус отправки в личном кабинете.

В случае получения уведомления об отказе в приеме, необходимо исправить ошибки, указанные в отчете СФР, и отправить форму повторно. Повторная подача не считается исправлением, если первая форма была отклонена по техническим причинам (не принята в обработку).

Частые вопросы

Как заполнять ЕФС‑1 при увольнении сотрудника?

Заполнение начинается с ввода персональных данных в подразделе 1.1, указания сумм выплат и удержаний в разделе 1.2 и подразделе 2.1, а также выбора кода причины увольнения в разделе 2. Форма подается в электронном виде через ЭДО.

Можно ли не указывать сумму выплаты в разделе 1.2?

Нет, суммы выплат при расчете при увольнении являются обязательными для отражения. Отсутствие данных в разделе 1.2 приведет к возврату формы СФР с требованием доработки.

Нужен ли СФР для отправки ЕФС‑1?

Да, ЕФС-1 подается непосредственно в Социальный фонд России (СФР), который объединил в себе функции ПФР и ФСС. Отправка возможна через личный кабинет СФР или сертифицированного оператора электронного документооборота.

Сколько дней есть на подачу ЕФС‑1 после увольнения?

Сведения о прекращении трудового договора должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа об увольнении.

Какие штрафы предусмотрены за ошибки в ЕФС‑1?

За несвоевременную подачу или предоставление недостоверных сведений предусмотрен административный штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Сумма штрафа зависит от размера организации и систематичности нарушений.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за помощью в бухгалтерский сервис.