Как заполнить ЕФС‑1: образец заполнения и пошаговое руководство

Заполнение ЕФС-1 в 1С и для ИП: особенности автоматизации

В 1С: Бухгалтерия 8 пункт «Отчётные формы → ЕФС-1» позволяет сформировать документ автоматически. После выбора организации система подставит код организации, ИНН и КПП; затем нажмите «Проверить обязательные поля», чтобы система выявила недостающие сведения. Если в базе данных отсутствуют сведения о выплатах, их необходимо ввести вручную в разделе «Зарплата → Начисления» за соответствующий месяц.

Для ИП, работающих без бухгалтерской программы, форма заполняется вручную в Excel-шаблоне, полученном из личного кабинета ФНС. Необходимо вручную ввести ИНН, ФИО работника (если есть) и суммы выплат. После заполнения используйте кнопку «Экспорт в XML», затем загрузите файл в СФР. Перед отправкой откройте файл в Excel и проверьте, что в колонке «Выплата (руб.)» нет отрицательных значений и все даты находятся в пределах отчётного периода.

Особые случаи: перевод, декрет, отсутствие сотрудников, инвалиды, директор без зарплаты, полугодовой отчёт

При переводе сотрудника на другую должность в ЕФС-1 указываются новые даты начала и окончания расчётного периода, а также прежняя и новая должность в колонке «Должность». Требуется справка из отдела кадров, подтверждающая перевод, чтобы избежать расхождений в начислениях.

Для декретного отпуска указываются даты отпуска в колонках «Дата начала» и «Дата окончания», а в колонке «Выплата (руб.)» ставится 0, поскольку в период отпуска выплаты не начисляются. При этом необходимо приложить справку из ПФР о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком.

Если в организации нет сотрудников, в колонке «ФИО работника» указывается «—», но обязательный реквизит «Код организации» остаётся обязательным, иначе форма отклоняется. Это правило часто упускают, и форма возвращается на доработку.

Для работников-инвалидов в колонке «Статус» указывается «Инвалид», а в отдельном поле «Основание» – номер удостоверения. Дополнительные выплаты, предусмотренные Трудовым кодексом, вносятся в колонку «Выплата (руб.)» и маркируются примечанием «инвалид».

Если у директора нет заработной платы, в строке с его ФИО в колонке «Выплата (руб.)» ставится 0, а в колонке «Подпись» – подпись директора или уполномоченного лица. При этом в разделе «Подписи» указывается, что «директор не получает заработную плату», что подтверждается приказом о выплате (или его отсутствии).

Полугодовой отчёт заполняется в два этапа: сначала формируются строки за первые шесть месяцев, затем за вторые шесть. Итоги за полугодие суммируются в отдельном блоке «Итого за полугодие», где указываются общие суммы выплат, начисленные налоги и отчисления. После заполнения обеих половин документа необходимо проверить согласованность итоговых сумм с данными бухгалтерского учёта.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 в 1С?

Откройте пункт «Отчётные формы → ЕФС-1», выберите организацию, нажмите «Проверить обязательные поля», при необходимости дополните данные о выплатах вручную, экспортируйте в XML и загрузите в СФР.

Как заполнить ЕФС-1 для ИП?

Скачайте шаблон из личного кабинета ФНС, вручную введите ИНН, ФИО (если есть) и суммы выплат, экспортируйте в XML и отправьте через портал ФНС.

Как заполнить ЕФС-1 при переводе на другую должность?

Укажите новые даты начала и окончания расчётного периода, укажите прежнюю и новую должность, приложите справку из отдела кадров о переводе.

Как заполнить ЕФС-1 при уходе в декрет?

В колонках дат укажите период отпуска, в колонке выплаты — 0, приложите справку из ПФР о предоставлении декретного отпуска.

Как заполнить ЕФС-1 если нет сотрудников?

В колонке «ФИО работника» ставьте «—», сохраняйте обязательный реквизит «Код организации», иначе форма будет отклонена.

Как заполнить ЕФС-1 если есть инвалиды?

В строке работника-инвалида укажите статус «Инвалид», номер удостоверения, а в колонке «Выплата (руб.)» отразите специальные выплаты, если они предусмотрены.

Как заполнить ЕФС-1 если директор без зарплаты?

В строке директора укажите 0 в колонке «Выплата (руб.)», добавьте примечание о отсутствии заработной платы и подпишите форму в разделе «Подписи».

Как заполнить ЕФС-1 за полугодие?

Сформируйте две половины отчёта (январь-июнь и июль-декабрь), суммируйте выплаты в блоке «Итого за полугодие», проверьте согласованность с бухгалтерским учётом и загрузите готовый файл в СФР.

Для более детального образца заполнения за 1-й квартал 2026 года можно обратиться к статье ЕФС-1 заполнение образец: как правильно оформить за 1-й квартал 2026 года и в особых ситуациях. Если нужно оформить нулевую декларацию УСН, см. Нулевая декларация УСН: стоимость, заполнение и образцы при закрытии ИП. При смене юридического адреса подготовьте заявление по образцу из статьи Смена юридического адреса заявление: порядок, образец и особенности для ООО и ИП. Для оформления договоров, связанных с покупкой недвижимости, полезен материал Договор купли-продажи квартиры образец заполненный: готовый шаблон и как его получить.

Для автоматического заполнения ЕФС-1 онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР).

Информация носит справочный характер и не заменяет консультацию с налоговым консультантом.