Как правильно архивировать кадровые документы: сроки, порядок и правила уничтожения
Архивирование кадровых документов выполняется путем систематизации бумажных и электронных носителей в соответствии с номенклатурой дел и установленными сроками хранения. Процесс включает формирование дел, их физическое оформление и последующее уничтожение по истечении нормативного периода. Правильный архив защищает работодателя от штрафов Роскомнадзора и позволяет подтвердить трудовой стаж сотрудников при проверках Социального фонда.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Как правильно архивировать кадровые документы: пошаговый алгоритм
Формирование дел начинается с разработки номенклатуры — систематизированного списка всех документов организации с указанием сроков их хранения. В соответствии с законом об архивном деле, документы группируются по видам: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, графики отпусков. Каждое дело получает уникальный индекс, который используется во всей внутренней переписке и при поиске в архиве.
Оформление обложки включает указание наименования организации, заголовка дела, крайних дат документов и срока хранения. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Для каждого дела составляется внутренняя опись, где перечисляются все имеющиеся в папке документы с указанием номеров листов. Это исключает потерю отдельных заявлений или соглашений, например, когда оформляется увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей: процедура и риски.
Физическое хранение требует использования папок из плотного картона или специальных архивных коробов. Документы нельзя скреплять металлическими скрепками или степлером, так как они ржавеют и портят бумагу; используется прошивка нитками с наклейкой на обороте. Помещение для архива должно быть сухим, с температурой от +17 до +25 °C и относительной влажностью 50–60%, чтобы избежать появления плесени и разрушения бумаги.
Для автоматизации контроля сроков и систематизации данных используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Сроки хранения кадровых документов в 2026 году
Бессрочному хранению или хранению в течение 50/75 лет подлежат документы по личному составу, влияющие на пенсионные права работников. К ним относятся приказы о приеме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки (форма Т-2) и личные дела. Срок в 50 лет применяется к документам, созданным после 2003 года, а срок в 75 лет — к тем, что были созданы до этой даты. Правильно оформленные стороны трудового договора: требования к работодателю и работнику должны храниться в архиве до конца срока давности по пенсионным выплатам.
Документы по текущему учету имеют более короткие сроки:
- 3 года: графики отпусков, табели учета рабочего времени, листки нетрудоспособности.
- 5 лет: расчетные ведомости, справки о доходах, документы по охране труда.
- 10 лет: документы по расчету заработной платы, если они связаны с налоговыми обязательствами.
Для документов в электронном виде сроки хранения идентичны бумажным аналогам. Срок исчисляется с даты последнего документа в деле или с даты закрытия дела (окончания календарного года). Электронный архив должен иметь систему резервного копирования и подтвержденную юридическую значимость через КЭП, чтобы документы принимались государственными органами.
Как уничтожить кадровые документы по истечении срока
Уничтожение документов начинается с создания экспертной комиссии (ЭК), в состав которой входят руководитель, кадровик и представитель администрации. Комиссия изучает номенклатуру дел и составляет акт о выделении документов к уничтожению. В акте указываются номера дел, заголовки и сроки их хранения.
При уничтожении документов с персональными данными недостаточно просто разорвать бумагу; закон требует использования шредера с перекрестом или сжигания, иначе при проверке Роскомнадзора это могут расценить как утечку данных.
Способ уничтожения должен гарантировать невозможность восстановления информации. Использование обычных офисных шредеров с полосками часто признается недостаточным для защиты персональных данных. После физического уничтожения комиссия подписывает акт об уничтожении.
Акт уничтожения должен быть утвержден руководителем организации в течение месяца после проведения процедуры. Оригинал акта хранится в организации постоянно или в течение 5 лет (в зависимости от внутренней политики), чтобы подтвердить легитимность удаления данных при проверках регулятора.
Частые вопросы
Можно ли хранить кадровый архив в цифровом виде вместо бумажного?
Да, если организация полностью перешла на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) и все документы подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В этом случае бумажные дубликаты не создаются, а электронные файлы хранятся в защищенном репозитории с соблюдением тех же сроков, что и для бумаги.
Что делать с документами, если компания ликвидируется?
При ликвидации ООО или ИП документы по личному составу (с бессрочным сроком или сроком 50/75 лет) передаются в государственный или муниципальный архив. Документы с короткими сроками хранения уничтожаются комиссией. Передача в архив оформляется передаточным актом.
Нужно ли перешивать документы в архивные папки ежегодно?
Перешивка производится один раз при закрытии дела в конце календарного года. Текущие документы хранятся в рабочих папках, но после завершения года они формируются в архивные дела, нумеруются и прошиваются. Повторная перешивка не требуется, если папка не была повреждена.
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений проконсультируйтесь с юристом или сертифицированным архивистом.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Выписка из отчета по персонифицированным сведениям при увольнении: правила оформления
Узнайте, как правильно оформить выписку из персонифицированных сведений при увольнении сотрудника в 2026 году, чтобы избежать штрафов от СФР.
Персонифицированные сведения по больничным за счет работодателя: правила подачи в 2026 году
Узнайте, в каких случаях нужно подавать сведения о выплате больничного за счет работодателя и как отразить эти суммы в отчетности СФР в 2026 году.
Персонифицированные сведения, если директор в отпуске за свой счет: правила подачи
Разберитесь, как подавать персонифицированные сведения в СФР, если директор в отпуске без сохранения зарплаты в 2026 году, чтобы избежать штрафов.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.