Как сдать кадровые документы в архив на хранение: пошаговая инструкция
Передача кадровых документов в архив осуществляется путем их сортировки по срокам хранения, оформления описей и передачи в государственный или корпоративный архив по акту приема-передачи. Процедура регулируется законом о государственном архивном деле и нормами трудового законодательства.
При ликвидации ООО передача документов в архив должна произойти до завершения процедуры ликвидации. В противном случае ответственность за хранение данных о стаже сотрудников может лечь на бывших руководителей или учредителей.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Порядок подготовки кадровых документов к сдаче в архив
Первым этапом является сортировка документов по категориям. Кадровые бумаги делятся на документы постоянного хранения (приказы по основной деятельности, личные дела) и документы с ограниченным сроком (графики отпусков, табели учета рабочего времени). Сроки определяются перечнем типовых управленческих документов организации.
Для каждого дела составляется внутренняя опись. В ней указывается номер документа, его дата, краткое содержание и количество листов. Личные дела сотрудников проверяются на комплектность: в них должны быть трудовой договор, приказы о приеме, переводах и увольнении, копии документов об образовании. Если вы работаете с первичной документацией в бухгалтерии, изучите, как её правильно оформлять, чтобы избежать ошибок при передаче в архив.
Физическая подготовка включает удаление металлических скрепок, скоб и зажимов, которые вызывают коррозию бумаги. Документы перекладываются на бескислотную бумагу и помещаются в папки из плотного картона без пластиковых вкладышей. Листы прошиваются нитками с наклейкой на обороте, где ставится печать организации и подпись ответственного лица.
Завершающим этапом подготовки становится составление общего реестра (описи) передаваемых дел. В реестре фиксируется номер фонда, номер описи, заголовок дела, крайние даты документов и срок их хранения.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Как сдать документы в государственный или муниципальный архив
Организация обращается в территориальный архив по месту своей юридической регистрации. В зависимости от статуса предприятия это может быть муниципальный или государственный архив субъекта РФ.
Процесс начинается с подачи письменного заявления. К нему прилагается проект перечня передаваемых дел. Сотрудники архива согласовывают этот список, проверяя соответствие сроков хранения действующему законодательству. На этом этапе проверяется корректность оформления каждой папки. Чтобы автоматизировать работу с документами и избежать ручного перебора, используйте Legium.pro — сервис, где ИИ возьмет на себя рутинные задачи по обработке данных.
После согласования перечня документы доставляются в архив. Стороны подписывают акт приема-передачи, в котором указывается общее количество дел, их номера и состояние. Оригинал акта остается у организации и служит единственным доказательством исполнения обязанности по передаче документов.
При ликвидации организации документы должны быть переданы в архив до внесения записи о прекращении деятельности в ЕГРЮЛ. Если компания уже ликвидирована, передача осуществляется бывшим руководителем или ликвидатором.
Особенности хранения кадровых документов в корпоративном архиве
Корпоративный архив может быть организован в отдельном помещении. К нему предъявляются жесткие требования: температура должна быть в пределах +18...+22°C, относительная влажность — 50–60%. Помещение должно быть оборудовано системой пожаротушения, не использующей воду (газовое или порошковое), чтобы не уничтожить бумажные носители.
За хранение назначается ответственный сотрудник, который ведет книгу учета. В книге регистрируется каждая операция: поступление новых дел, выдача документов сотрудникам для справок или проверка контролирующими органами.
Уничтожение документов по истечении срока хранения запрещено делать единолично. Создается экспертная комиссия (ЭК), которая составляет акт о выделении документов к уничтожению. Комиссия проверяет, не имеют ли документы исторической ценности. После подписания акта бумаги уничтожаются способом, исключающим возможность восстановления текста (шредирование).
При использовании КЭДО (кадрового электронного документооборота) электронные документы хранятся в цифровом архиве. Требования к ним включают обеспечение неизменности файла, наличие действимых электронных подписей и возможность выгрузки документа в формате, читаемом государственными органами. Сроки хранения электронных файлов идентичны срокам для бумажных носителей.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить личные карточки сотрудников через 50 лет?
Нет, личные карточки (Т-2) и лицевые счета относятся к документам постоянного хранения. Они не подлежат уничтожению даже спустя 50 или 75 лет, так как необходимы для подтверждения стажа и расчета пенсий сотрудников.
Обязательно ли передавать документы в государственный архив, если компания работает?
Действующая организация имеет право хранить документы в собственном корпоративном архиве. Передача в государственный архив обязательна только при ликвидации юридического лица.
Что делать, если часть кадровых документов была утеряна до сдачи в архив?
Необходимо составить акт об отсутствии документов с указанием причин утери и перечнем пропавших дел. Этот акт подписывается руководителем и членами комиссии. В описи передаваемых дел делается отметка о недостаче, чтобы архив принял документы в фактическом состоянии.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным специалистом.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Выписка из отчета по персонифицированным сведениям при увольнении: правила оформления
Узнайте, как правильно оформить выписку из персонифицированных сведений при увольнении сотрудника в 2026 году, чтобы избежать штрафов от СФР.
Персонифицированные сведения по больничным за счет работодателя: правила подачи в 2026 году
Узнайте, в каких случаях нужно подавать сведения о выплате больничного за счет работодателя и как отразить эти суммы в отчетности СФР в 2026 году.
Персонифицированные сведения, если директор в отпуске за свой счет: правила подачи
Разберитесь, как подавать персонифицированные сведения в СФР, если директор в отпуске без сохранения зарплаты в 2026 году, чтобы избежать штрафов.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.