Приказ об отпуске за свой счет: правила оформления, образцы и сроки хранения

Бланк и пример приказа об отпуске без сохранения зарплаты

Типовой бланк состоит из трех основных частей. В «шапке» указывается название компании и заголовок документа. Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», далее следует текст о предоставлении отпуска с указанием периода. В нижней части ставятся подписи сторон и дата ознакомления. Для автоматизации этого процесса удобно использовать Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Формулировки в приказе зависят от ситуации:

• По семейным обстоятельствам: «Предоставить [ФИО] отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам с [дата] по [дата]».
• По уходу за больным членом семьи: «Предоставить отпуск без сохранения заработной платы для ухода за [степень родства, ФИО] на основании справки [номер/дата]».

Для штатного сотрудника приказ оформляется в стандартном порядке. Для совместителя процедура аналогична, однако важно следить, чтобы сроки отпуска за свой счет не пересекались с рабочим графиком на основном месте работы, если это влияет на выполнение трудовых функций. В обоих случаях отсутствие сотрудника влияет на расчет страховых взносов, поэтому бухгалтеру важно правильно отразить этот период в отчетности, чтобы понимать, как страховые взносы уменьшают УСН «Доходы минус расходы».

Приказ об отпуске руководителя организации

Генеральный директор самостоятельно подписывает приказ о своем отпуске за свой счет. Однако, если в уставе организации прописано, что отпуск руководителя должен быть согласован с собственниками, основанием для приказа становится решение общего собрания участников или протокол совета директоров.

В тексте приказа руководитель указывает период своего отсутствия и подписывает документ лично. Чтобы бизнес-процессы не остановились, в этом же приказе или отдельным документом назначается временно исполняющий обязанности (ВРИО). ВРИО наделяется правом подписи финансовых и кадровых документов на период отсутствия директора.

Если ВРИО должен подписывать платежные поручения в банке, необходимо оформить доверенность или добавить его в систему клиент-банка. Для этого потребуется актуальный расчетный счет для ООО, к которому привязаны права доступа подписанта.

Срок хранения приказов об отпуске

Приказы об отпусках относятся к документам по личному составу. Согласно архивным перечням, сроки их хранения зависят от даты создания документа:

• Приказы, созданные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
• Приказы, созданные с 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Эти сроки значительно превышают сроки хранения обычных административных приказов или договоров. Приказы о приеме на работу и увольнении также хранятся 50/75 лет, так как они являются базовыми для подтверждения стажа сотрудника при назначении пенсии. Приказы об отпусках дополняют эту цепочку, подтверждая фактическое отсутствие работника на месте и обосновывая перерывы в стаже.

По истечении установленного срока документы уничтожаются комиссией. Для этого составляется акт об уничтожении, в котором перечисляются все ликвидируемые папки с приказами. До уничтожения документов бухгалтерия должна провести финальную сверку расчетов с персоналом, если возникли споры по выплатам за прошлые периоды, используя акты сверки расчетов.

Частые вопросы

Как оформить приказ об академическом отпуске?

Академический отпуск оформляется в образовательных организациях. Основанием служит заявление студента и подтверждающий документ (справка о болезни, призыв в армию). Издается приказ (в вузах часто используется форма, аналогичная приказу 303 об академическом отпуске), в котором указывается срок отпуска и дата возвращения к учебе.

Нужен ли отдельный приказ об очередном отпуске, если сотрудник берет дни за свой счет?

Да, это разные виды отдыха. Очередной оплачиваемый отпуск оформляется отдельным приказом, так как он требует расчета отпускных и соблюдения графика отпусков. Отпуск за свой счет оформляется своим приказом, так как он не оплачивается и не входит в ежегодный лимит оплачиваемых дней.

Можно ли оформить отпуск за свой счет без заявления?

Закон не запрещает работодателю предоставить отпуск за свой счет по собственной инициативе, если сотрудник согласен. В этом случае в приказе в графе «Основание» указывается «Соглашение сторон» или ссылка на распоряжение руководства. Однако для защиты от претензий трудовой инспекции рекомендуется брать заявление от сотрудника.

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации рекомендуется проконсультироваться с юристом или бухгалтером.