Служебная записка на списание материальных ценностей: образец и правила оформления

Оформление служебной записки на имя директора

Порядок подачи документа зависит от иерархии компании. Материально ответственное лицо пишет записку на имя генерального директора, но передает её через своего непосредственного руководителя. Руководитель подразделения ставит свою визу («Не возражаю» или «Согласовано»), подтверждая, что ценности действительно больше не нужны или непригодны к эксплуатации.

Резолюция директора является ключевым этапом. В ней руководитель должен дать распоряжение о создании сличительной или списательной комиссии. Без этой визы бухгалтер не имеет права начинать процедуру списания, так как отсутствие распоряжения главы организации делает списание необоснованным.

Сроки рассмотрения записки должны быть регламентированы внутренним приказом об организации документооборота. Обычно на утверждение отводится от 3 до 5 рабочих дней. Это необходимо для своевременного отражения операций в учете согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», чтобы данные в отчетности за месяц были достоверными.

Форма служебной записки: общие требования и примеры

Организация вправе использовать как утвержденные фирменные бланки, так и свободную форму. Главное, чтобы документ позволял однозначно идентифицировать объект списания и причину его выбытия. Если в компании внедрена единая система управления, шаблоны записок обычно хранятся в общем реестре документов.

При списании офисной мебели, например, стульев, в записке указывается конкретный износ (потертость обивки, поломка каркаса) и инвентарный номер каждого изделия. Для расходных материалов (канцелярия, картриджи) достаточно указать общее количество и факт их использования или порчи.

Служебная записка является «триггером» для оформления Акта о списании. После того как директор одобрил записку и комиссия провела осмотр, составляется акт по форме ТОРГ-16 или по внутренней форме компании, разработанной в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации». Только на основании подписанного Акта бухгалтер делает проводку по списанию стоимости ТМЦ с баланса.

Если в процессе эксплуатации оборудования или мебели были внесены изменения в условия их использования, может потребоваться дополнительное соглашение к договору, если ТМЦ передавались по договору аренды или найма.

Частые вопросы

Как написать служебную записку на возврат средств за испорченные ценности?

Такая записка составляется в случае, если ценности были повреждены по вине третьего лица или поставщика. В тексте укажите дату получения товара, описание дефекта и сумму ущерба. К записке приложите акт о расхождениях или претензию к контрагенту. Если договор с поставщиком расторгается из-за систематического брака, используйте соглашение о досрочном расторжении договора.

Какова форма служебной записки для заведующей складом или отделом?

Форма остается стандартной, но в качестве отправителя указывается «Заведующая складом [ФИО]». Основной акцент в такой записке делается на результатах внутренней инвентаризации, проведенной по правилам ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Заведующая указывает, какие позиции из перечня ТМЦ оказались непригодными к хранению или использованию.

Можно ли использовать служебную записку на совмещение должностей для списания ТМЦ?

Нет, это недопустимо. Служебная записка на совмещение должностей регулирует трудовые отношения и оплату труда, в то время как списание ТМЦ — это операция по управлению активами. Для каждой задачи создается отдельный документ. Если совмещение должностей влечет за собой передачу новых материальных ценностей сотруднику, это оформляется отдельным договором о полной индивидуальной материальной ответственности.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется обратиться к профильному специалисту или бухгалтеру вашей организации.