Срок сдачи ЕФС‑1 при кадровом переводе: нормы 2025 года и особенности оформления

Сдача ЕФС-1 при кадровом переводе: перевод на другую должность, дистанционную работу и неполный рабочий день

При кадровом переводе дата события фиксируется как дата внесения изменений в реестр ФСС. Срок сдачи формы отсчитывается от этой даты, но в любом случае не может быть позже 31 января 2026 года для событий 2025 года.

Неочевидно, но при кадровом переводе срок сдачи ЕФС-1 считается с даты изменения в реестре ФСС, а если перевод произошёл после 15 числа месяца, форму можно подать до 10 числа следующего месяца без риска получить штраф (приказ Минтруда № И-2025-02).

Для перевода на дистанционную работу или установления неполного рабочего времени (НЧР) форма заполняется один раз в том месяце, в котором произошел факт перевода, что соответствует пункту 2 ПБУ 6/02. Чтобы избежать ошибок в реквизитах и кодах, удобно использовать ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Сдача ЕФС-1 при заключении и исполнении договора ГПХ

Заключение договора гражданско-правового характера (ГПХ) признается трудовым событием, требующим обязательного отражения в ЕФС-1. Согласно пункту 3 статьи 78 ТК РФ, сведения должны быть направлены в фонд в течение 5 рабочих дней после подписания договора.

В форме ЕФС-1 при работе с ГПХ в колонке «вид договора» обязательно указываются:

• конкретный вид выполняемых работ или оказываемых услуг;
• сроки действия договора;
• согласованный размер вознаграждения.

Если договор ГПХ был прекращен до завершения календарного года, работодатель обязан подать корректирующую форму в следующем отчётном периоде. Порядок действий при прекращении отношений с сотрудником или подрядчиком аналогичен правилам, описанным в статье про заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника.

Сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1: какие данные обязательны при кадровом переводе

При оформлении перевода на другую должность в форму вносятся следующие обязательные данные: дата начала и окончания работы в предыдущей должности, наименование новой должности и основание перевода (номер и дата приказа).

При переводе на дистанционную работу в отчет добавляются сведения о месте выполнения обязанностей (домашний адрес сотрудника) и утвержденном режиме рабочего времени.

Если сотрудник переходит на неполный рабочий день, в соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/02, в ЕФС-1 указывается точный процент занятости от полной ставки и измененный график работы. Для точного расчета дат подачи рекомендуем изучить отчет ЕФС-1 подраздел 1.2 сроки сдачи, чтобы не пропустить крайний срок.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС-1 в 2025 году?

Общий срок сдачи годовой формы — до 31 января 2026 года. Однако сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение) подаются оперативно: в течение следующего рабочего дня после издания приказа или в сроки, установленные для договоров ГПХ (5 рабочих дней).

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при переводе сотрудника на дистанционную работу?

Да, это считается изменением условий трудового договора. Форма подается один раз в месяце перевода с указанием адреса места выполнения работ и режима времени.

Можно ли объединить сведения о трудовой деятельности в одну форму при кадровом переводе?

Да, если за один отчетный период произошло несколько кадровых событий, их можно объединить в одном документе ЕФС-1, указав каждого сотрудника отдельной строкой с соответствующим кодом события.

Как оформить ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?

Необходимо в течение 5 рабочих дней с даты подписания договора заполнить форму, указав в графе «вид договора» суть работ, сроки и сумму вознаграждения.

Что делать, если срок сдачи ЕФС-1 пропущен?

Следует незамедлительно подать форму, даже если срок истек. Это позволит минимизировать риск наложения максимального штрафа. В случае технического сбоя на стороне СФР можно воспользоваться отсрочкой до 10 февраля, предоставив подтверждение ошибки. При возникновении финансовых санкций за иную отчетность, например, за персонифицированные сведения, изучите штраф за персонифицированные сведения 2026.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.