ЕФС‑1: единая форма сведений – сроки сдачи в 2026 году и порядок отражения переводов

Перевод сотрудника на дистанционную работу: порядок в ЕФС‑1 и сроки сдачи

Сведения о переходе на удаленный режим работы фиксируются в квартальной форме ЕФС‑1. В графе «вид занятости» необходимо указать код 03 (дистанционная работа).

Срок подачи зависит от даты оформления приказа:

1. Если перевод оформлен до 15-го числа месяца, входящего в отчетный квартал, сведения подаются в текущей квартальной форме.
2. Если перевод оформлен после 15-го числа, данные переносятся в следующую квартальную ЕФС‑1.

Неочевидно, но перевод сотрудника на дистанционную работу, оформленный после 15-го числа месяца квартала, не учитывается в текущей ЕФС‑1, а переносится в следующую квартальную форму, что часто упускают из-за недопонимания правила «половины месяца».

Для детального изучения процесса оформления документов используйте руководство по переводу на дистанционную работу в ЕФС‑1.

Перевод сотрудника на другую должность: как отразить в ЕФС‑1 и сроки

Изменение должности сотрудника отражается в колонке «должность» с указанием актуального кода ОКДП. Порядок подачи сведений аналогичен правилу 15-го числа:

• Переводы до 15-го числа месяца квартала включаются в текущий отчет.
• Переводы после 15-го числа месяца квартала отражаются в следующем отчете.

Если переводы происходили в 2025 году, они должны быть отражены в соответствующих квартальных отчетах за 2025 год. Итоговый перечень всех кадровых изменений за прошлый год включается в годовую форму, которую нужно сдать до 31 марта 2027 года.

Особенности кодирования должностей и актуальные требования к заполнению полей описаны в статье про перевод сотрудника на другую должность в ЕФС‑1.

Перевод на полный или неполный рабочий день: отражение в ЕФС‑1 и сроки сдачи

Изменение режима рабочего времени фиксируется в колонке «режим работы». Для этого используются следующие коды:

• 01 — полный рабочий день;
• 02 — неполный рабочий день.

Сроки подачи сведений привязаны к дате оформления перевода: при оформлении до 15-го числа месяца квартала данные подаются в текущей форме, при оформлении после 15-го — в следующей.

Все изменения режима работы, произошедшие в течение 2025 года, суммируются в годовой ЕФС‑1 со сроком сдачи до 31 марта 2027 года. Если вы оформляете возврат сотрудника к стандартному графику, изучите правила перевода на полный рабочий день в ЕФС‑1.

Для тех, кто сталкивается с частыми кадровыми перемещениями, будут полезны актуальные сроки сдачи отчёта ЕФС‑1 при увольнении и переводах.

Частые вопросы

Как подать ЕФС‑1 за 1‑й квартал 2026 года?

Отчет подается в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО) или личный кабинет СФР. Срок подачи — до 20 апреля 2026 года. В форме отражаются сведения о трудовой деятельности (приемы, увольнения, переводы), произошедшие в период с 1 января по 31 марта.

Можно ли внести исправления в уже сданную ЕФС‑1?

Да, в этом случае подается корректирующая форма. В ней указывается номер и дата исходного отчета, который исправляется, а также перечень измененных сведений.

Какие штрафы за несвоевременную сдачу ЕФС‑1?

Согласно ст. 119.1 НК РФ, за просрочку сдачи предусмотрен штраф в размере 5 % от суммы начисленных страховых взносов за каждый день опоздания. Максимальный размер штрафа ограничен 50 % от суммы взносов.

Как отразить в ЕФС‑1 перевод сотрудника на удалёнку, если он произошёл 20 марта 2026 года?

Поскольку перевод оформлен после 15-го числа месяца (марта), он не включается в отчет за 1 квартал (срок которого до 20 апреля). Данные о переводе на дистанционную работу с кодом 03 должны быть отражены в ЕФС‑1 за 2-й квартал 2026 года.

Нужно ли сдавать отдельную ЕФС‑1 при переводе на неполный рабочий день в течение квартала?

Нет, отдельная форма не требуется. Сведения о переводе на неполный рабочий день (код 02) включаются в общую квартальную форму ЕФС‑1 в соответствии с правилом 15-го числа.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется обратиться к профильному специалисту или в контролирующие органы.