Как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника: пошаговое руководство

Заполнение ЕФС‑1 онлайн через личный кабинет ФНС

Для подачи отчета через личный кабинет ФНС необходимо авторизоваться с помощью УКЭП. В меню услуг выберите раздел «ЕФС-1», где система предложит создать новую форму или использовать шаблон предыдущего периода.

В режиме онлайн-заполнения доступна функция сохранения черновика. Это позволяет вносить данные по мере издания приказов об увольнении в течение месяца, не отправляя форму по каждому сотруднику отдельно, если это допускает выбранный режим подачи. Редактирование данных в черновике возможно до конца отчетного месяца.

После проверки всех полей форма подписывается электронной подписью и отправляется в СФР. Подтверждением успешной сдачи является квитанция о приеме документа, которая фиксирует дату и время поступления отчета в систему. Чтобы избежать ошибок в реквизитах, удобно использовать ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Неочевидно, но при онлайн‑заполнении ЕФС‑1 система ФНС блокирует изменение полей раздела 2 после 31 числа текущего месяца. Поэтому все данные по увольнению необходимо ввести до этого срока, иначе придется подавать уточняющий расчет или исправление.

Раздел 2 ЕФС‑1: заполнение при увольнении и других специфических случаях

Раздел 2 предназначен для подачи сведений о трудовой деятельности. При увольнении сотрудника в этом разделе фиксируется событие «Увольнение», указывается дата расторжения договора и код основания (например, код 1 — соглашение сторон, код 3 — по инициативе работодателя). Выплаты при увольнении в самой ЕФС-1 не отражаются, но должны быть синхронизированы с данными в РСВ.

При ликвидации организации заполнение ЕФС-1 происходит по всем сотрудникам одновременно. В качестве причины увольнения указывается код, соответствующий ликвидации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Важно соблюсти срок сдачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника, так как при ликвидации сроки жестко ограничены датой внесения записи в ЕГРЮЛ.

Для директора без заработной платы (например, в некоммерческих организациях или при отсутствии выплат) форма ЕФС-1 всё равно заполняется. Отсутствие начислений не освобождает от обязанности подать сведения о приеме или увольнении руководителя, так как ЕФС-1 фиксирует трудовой стаж, а не только страховые взносы.

Заполнение при приеме на работу отличается от увольнения кодом события («Прием»), указанием даты начала работы и реквизитов трудового договора. Если вы сомневаетесь в правильности кодировки событий, изучите ЕФС-1 СЗВ ТД: сроки сдачи в разных ситуациях.

Контроль и исправление ошибок перед сдачей

Перед отправкой формы необходимо проверить согласованность данных с другими отчетами. Информация о сотруднике в ЕФС-1 должна совпадать с данными в 2-НДФЛ и РСВ по ФИО, СНИЛС и ИНН. Расхождение в датах увольнения или суммах выплат в разных формах приведет к автоматическому запросу пояснений от СФР или ФНС.

Если отчет был отклонен из-за ошибок, работодатель должен подать исправленную форму в течение 30 дней с момента получения уведомления об отказе. В этом случае подается уточняющий расчет, в котором указывается номер и дата первоначального документа.

Типичные причины отклонения ЕФС-1:

• Ошибки в СНИЛС сотрудника (несоответствие базе СФР).
• Использование неактуальных кодов оснований увольнения.
• Несоответствие даты события и даты подачи отчета (нарушение срока «следующего рабочего дня»).
• Опечатки в ИНН или ОГРН организации.

Для минимизации рисков рекомендуется проводить сверку штатного расписания с данными учета перед формированием итоговых отчетов за квартал.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника?

Необходимо создать форму, в разделе 2 указать данные сотрудника (ФИО, СНИЛС), выбрать событие «Увольнение», проставить дату приказа и соответствующий код причины увольнения согласно классификатору СФР.

Можно ли заполнить ЕФС‑1 онлайн?

Да, форма заполняется через личный кабинет ФНС, портал СФР или через бухгалтерские программы с использованием электронной подписи.

Что включать в раздел 2 при увольнении?

В раздел 2 вносятся сведения о застрахованном лице, дата расторжения трудового договора и код основания увольнения. Сведения о суммах компенсаций или выходных пособий в этот раздел не входят.

Как оформить ЕФС‑1 для директора без зарплаты?

Форма заполняется в стандартном порядке. Отсутствие заработной платы влияет на расчет страховых взносов в РСВ, но не отменяет обязанность подать сведения о трудовом стаже (приеме/увольнении) директора в ЕФС-1.

Какие сроки подачи ЕФС‑1 при увольнении?

Сведения о прекращении трудового договора должны быть представлены не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа об увольнении.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.