ЕФС‑1: единая форма сведений — сроки сдачи в 2026 году

Подача ЕФС-1 при переводе сотрудника: дистанционная работа, другая должность, изменение рабочего дня

Сведения о кадровых изменениях (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) подаются в СФР не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа или заключения дополнительного соглашения.

Данный срок applies к следующим ситуациям:

• Перевод на дистанционную или гибридную работу.
• Перевод сотрудника на другую должность или изменение его трудовой функции.
• Перевод на полный рабочий день или установление неполного рабочего времени.

В форме обязательно указывается дата начала действия нового режима работы и реквизиты основания (номер и дата приказа работодателя). Если компания оформляет прием нового сотрудника, действуют отдельные правила, которые описаны в статье ЕФС-1 сроки сдачи при приеме на работу: нормы 2026 г., таблица и штрафы.

Неочевидно, но если изменение трудовых условий происходит в последний день квартала, срок подачи ЕФС-1 увеличивается до 10 календарных дней, а не до обычных 5. Это дает бухгалтеру дополнительное время на обработку документов в период закрытия отчетного периода.

При оформлении договоров с внештатными специалистами сроки подачи сведений отличаются, поэтому изучите срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора ГПХ: нормы 2026 года.

Последствия просрочки и штрафы за несвоевременную сдачу ЕФС-1

Нарушение сроков подачи сведений в СФР квалифицируется как административное правонарушение по ст. 5.2 КоАП РФ (нарушение правил учета, оформления и хранения трудовых книжек или сведений о трудовой деятельности).

Размеры штрафов в 2026 году:

• Юридические лица: от 15 000 до 30 000 рублей.
• Индивидуальные предприниматели: от 5 000 до 15 000 рублей.

Штраф начисляется с первого дня просрочки и фиксируется в протоколе проверки СФР. Если работодатель допускает повторные нарушения в течение одного года, сумма штрафа может быть удвоена.

Особое внимание следует уделить персонифицированным сведениям, так как за их отсутствие или ошибки предусмотрены отдельные санкции. Ознакомьтесь с тем, какой предусмотрен штраф за персонифицированные сведения 2026: размер, сроки и порядок уплаты.

Частые вопросы

Как подать ЕФС-1 за 2025 год?

Годовой отчет за 2025 год подается в электронном виде через оператора ЭДО или портал ФГИС «ЕФС-1». Срок подачи — до 31 марта 2026 года. В отчете должны быть отражены все застрахованные лица, за которых работодатель уплачивал страховые взносы в течение прошлого года.

Можно ли подать ЕФС-1 за квартал позже установленного срока?

Подача позже срока считается нарушением. В этом случае рекомендуется отправить отчет как можно скорее и подготовить пояснительную записку о причинах задержки. Это может помочь снизить сумму штрафа при рассмотрении дела в налоговом органе или СФР.

Какие документы нужны для ЕФС-1 при переводе на дистанционную работу?

Для заполнения формы необходимы: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе на дистанционную работу. В ЕФС-1 переносятся дата приказа, его номер и сведения о новом режиме работы сотрудника.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при переводе сотрудника на другую должность?

Да, перевод на другую должность является изменением сведений о трудовой деятельности. Сведения необходимо направить в СФР не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа о переводе.

Как рассчитывается штраф за просрочку сдачи ЕФС-1?

Штраф не рассчитывается как процент от суммы, а назначается в виде фиксированного административного взыскания согласно ст. 5.2 КоАП РФ. Сумма зависит от формы собственности организации (ООО или ИП) и тяжести нарушения (первичное или повторное).

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления отчетности рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в службу поддержки вашего сервиса отчетности.