Заполнение отчета ЕФС‑1: пошаговое руководство для 2026 года

Заполнение ЕФС-1 при ликвидации организации и переименовании

При прекращении деятельности или смене названия данные вносятся в раздел 1. В поле «Причина прекращения деятельности» укажите код «01» при ликвидации или код «02» при переименовании.

Если организация ликвидируется, в поле «Дата прекращения» поставьте последний рабочий день деятельности. Обязательно укажите дату исключения организации из ЕГРЮЛ (выхода из реестра).

При переименовании в соответствующем поле «Наименование организации (новое)» впишите актуальное название согласно свидетельству о государственной регистрации.

К электронному отчету приложите скан-копию решения учредителей о ликвидации или переименовании. Это исключит дополнительные запросы со стороны проверяющих органов.

Заполнение ЕФС-1 при несчастном случае и окончании договора ГПХ

Сведения о несчастных случаях на производстве фиксируются в подразделе 1.2. Укажите код «03» (травматический факт), проставьте дату происшествия и краткое описание события.

При завершении работы с исполнителем по гражданско-правовому договору данные вносятся в подраздел 2.3. Укажите дату окончания действия договора, итоговую сумму выплат и размер удержанных налогов.

Для каждого исполнителя по ГПХ выберите тип договора «гражданско-правовой». В поле «Основание выплаты» обязательно укажите формулировку «выплата по договору ГПХ». К отчету прикладывается копия договора. Если вы впервые оформляете такие отношения, изучите заполнение ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговое руководство и образцы, чтобы правильно зафиксировать начало сотрудничества.

Заполнение подразделов 1.2, 2.3 и раздела 2 отчёта ЕФС-1

Подраздел 1.2 предназначен для отражения изменений сведений о самом работодателе. Сюда относятся переименования, смена кода ОКТМО или сведения о ликвидации организации.

Подраздел 2.3 используется для передачи данных о выплатах по договорам ГПХ, а также для отражения компенсационных выплат по несчастным случаям.

Раздел 2 содержит детализированные сведения по каждому сотруднику. Здесь указываются начисления, суммы удержаний и фактические выплаты. Чтобы правильно распределить суммы по графам, используйте ЕФС-1 заполнение образец: как правильно оформить за 1-й квартал 2026 года и в особых ситуациях.

Все числовые показатели в отчете округляются до копеек. Используйте строго определенный формат «0.00» (например, 50000.00), иначе файл не пройдет форматный контроль при загрузке.

Частые вопросы

Как правильно заполнить ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года?

Установите период с 01.01 по 31.03.2026, укажите код квартала «01», внесите данные о доходах сотрудников в раздел 2 и отправьте отчет с электронной подписью до 20 апреля.

Можно ли подать ЕФС-1 при ликвидации организации?

Да, это обязательно. В разделе 1 укажите код «01» (ликвидация), дату прекращения деятельности и дату выхода из реестра, приложив решение учредителей.

Нужно ли указывать в ЕФС-1 данные о несчастном случае?

Да, сведения о травматизме отражаются в подразделе 1.2 с использованием кода «03» и указанием даты и описания события.

Как оформить ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

Данные вносятся в подраздел 2.3: укажите дату завершения договора, сумму выплат, удержанные налоги и основание «выплата по договору ГПХ».

Какие данные требуются в подразделах 1.2 и 2.3 ЕФС-1?

В подразделе 1.2 указывают изменения реквизитов работодателя или факты несчастных случаев. В подразделе 2.3 — сведения о выплатах по договорам ГПХ и компенсациях по травмам.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется обратиться к профильному специалисту или ознакомиться с актуальными разъяснениями СФР и ФНС.