Заполнение отчёта ЕФС‑1 раздел 2: пошаговое руководство

Заполнение подразделов ЕФС‑1: 1.1, 1.2 и 2.1

Подраздел 1.1 используется для предоставления сведений о численности работников, нанятых по трудовым договорам. Здесь указывается среднесписочная численность персонала за отчетный период. Если в организации работают только сотрудники по договорам ГПХ или директор без оплаты труда, значения в этом подразделе будут нулевыми.

Подраздел 1.2 предназначен для данных о физических лицах, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (ГПХ). В этом блоке указываются:

• ФИО исполнителя полностью.
• СНИЛС и ИНН.
• Дата начала действия договора.
• Сумма вознаграждения.

Подраздел 2.1 содержит детализацию по начислениям и удержаниям страховых взносов. Например, если общая сумма выплат сотрудникам составила 500 000 рублей, а ставка взносов по соответствующему тарифу составляет 15%, в поле начислений указывается 75 000 рублей. Сумма удержаний заполняется только в случае, если работодатель удерживал часть взносов из доходов работника согласно законодательству.

Неочевидно, но в 2026 году ФСС принимает только электронные формы ЕФС‑1 без бумажных подписей; отсутствие цифровой подписи приводит к автоматическому отклонению отчёта.

Типичные ошибки при заполнении подразделов:

• Оставление пустых полей вместо проставления «0».
• Несоответствие даты начала договора ГПХ в подразделе 1.2 фактической дате выплаты вознаграждения.
• Опечатки в СНИЛС, что приводит к невозможности идентификации застрахованного лица.

Отчёт ЕФС‑1 при несчастных случаях и окончании договора ГПХ

Сведения о несчастных случаях на производстве или профессиональных заболеваниях фиксируются в разделе 3 формы ЕФС-1. В данном разделе указывается дата происшествия, номер акта формы Н-1 и сумма выплаченных пособий.

К отчету необходимо приложить подтверждающие документы:

• Копию акта о несчастном случае на производстве.
• Справку о произведенных выплатах пострадавшему.
• Решение комиссии по расследованию происшествия.

При окончании договора ГПХ в подразделе 1.2 необходимо заполнить поле «Дата завершения». В этой графе ставится дата последнего дня действия договора или дата подписания акта приемки-передачи выполненных работ. Также производится окончательный расчет выплат, который должен быть отражен в суммах начислений.

Корректировки в отчет по несчастным случаям или завершению ГПХ должны быть поданы в течение 10 дней с момента события или обнаружения ошибки. Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где данные подтягиваются по ИНН организации.

Общие рекомендации по заполнению отчёта ЕФС‑1 и отправке в ФСС

В 2026 году использование электронного кабинета СФР является обязательным. Подача документов на бумажных носителях не предусмотрена законом. Перед отправкой проверьте согласованность данных: суммы в разделе 2 должны соответствовать совокупности выплат, указанных в подразделах 1.1 и 1.2.

Для обеспечения безопасности и контроля рекомендуется:

• Сохранять копию сформированного XML-файла перед отправкой.
• Скачивать квитанцию о приеме отчета с отметкой «Принято».
• Сохранять протокол проверки форматного контроля.

Перед нажатием кнопки «Отправить» пройдите по контрольному списку:

1. Все СНИЛС проверены на корректность.
2. Суммы взносов в разделе 2 совпадают с данными бухгалтерского учета.
3. Даты приема/увольнения и начала/окончания договоров ГПХ указаны верно.
4. Отчет подписан действующей квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Если вы ошиблись в сроках или суммах, важно оперативно подать уточняющий расчет, чтобы избежать санкций. Ознакомьтесь с тем, какой предусмотрен штраф за персонифицированные сведения 2026, так как ЕФС-1 тесно связана с этими данными. Также полезно проверить срок сдачи ЕФС-1 за январь 2026, чтобы правильно спланировать график отчетности на год.

Частые вопросы

Как заполнить раздел 2 отчёта ЕФС‑1?

Необходимо указать общее количество застрахованных лиц, общую сумму начисленных выплат и сумму страховых взносов за отчетный период. Данные вносятся в соответствующие поля раздела 2 на основе данных бухгалтерского учета и расчетных ведомостей.

Можно ли в ЕФС‑1 указать несчастный случай?

Да, сведения о несчастном случае на производстве вносятся в раздел 3 формы. Требуется указать дату события, номер акта и суммы выплат, приложив подтверждающую документацию.

Нужно ли заполнять подраздел 1.1, если данных нет?

Да, подраздел 1.1 заполняется в любом случае. Если в организации нет сотрудников, нанятых по трудовым договорам, в полях о численности проставляется «0».

Как оформить ЕФС‑1 при окончании договора ГПХ?

В подразделе 1.2 в поле «Дата завершения» укажите дату окончания действия договора или дату подписания акта. Проверьте, чтобы итоговая сумма выплат по данному договору была отражена в разделе 2.

Какие сроки подачи ЕФС‑1 в 2026 году?

Основной срок подачи раздела 2 и сведений о численности — до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение) и несчастных случаях подаются в установленные законом сроки (от 1 до 10 дней в зависимости от события).

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.