Перевод на полный рабочий день в ЕФС‑1: сроки сдачи в 2026 году

Как оформить перевод на полный, неполный, дистанционный рабочий день и смену должности в ЕФС-1

Все изменения условий трудового договора отражаются в подразделе «Изменения в условиях труда». Для корректного учета используются следующие коды:

• 01 — перевод на полный рабочий день;
• 02 — перевод на неполный рабочий день;
• 03 — перевод на дистанционную работу.

В поле «Дата начала нового режима» указывается фактическая дата, с которой сотрудник приступил к работе в новом режиме. Эта дата должна строго соответствовать приказу о переводе.

Неочевидно, но перевод сотрудника на полный рабочий день необходимо фиксировать в ЕФС-1 не позже 5 дней после изменения, иначе штраф считается за каждый день просрочки, а не только за общий срок сдачи квартального отчета.

При смене должности работника заполняется отдельный блок «Сведения о должности». Здесь указывается новый код по Общероссийскому классификатору должностей рабочих (ОКДП) и дата вступления в должность. Подробный алгоритм действий описан в статье Перевод сотрудника на другую должность в ЕФС-1: сроки сдачи и порядок оформления в 2026 году.

Если кадровое изменение произошло внутри квартала, сведения вносятся в текущий квартальный отчет ЕФС-1, однако требование о подаче уведомления в течение 5 рабочих дней с даты события остается приоритетным.

Единая форма сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1): обязательные реквизиты и порядок подачи

Согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и требованиям СФР, форма ЕФС-1 должна содержать полный набор идентификаторов. К обязательным реквизитам относятся:

• ИНН работодателя и код ОКВЭД основного вида деятельности;
• Персональные данные работника: ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• Сроки действия трудового договора (дата начала и, если применимо, дата окончания).

Раздел «Трудовые отношения» предназначен для фиксации всех кадровых перемещений. Здесь проставляются коды перевода на полный/неполный день, дистанционный режим или смена должности. Если вы оформляете прием нового сотрудника, изучите ЕФС-1 сроки сдачи при приеме на работу: нормы 2026 г., таблица и штрафы.

Подача осуществляется в электронном виде через Личный кабинет ФНС путем загрузки XML-файла. Система автоматически проверяет документ на наличие технических ошибок. После успешной загрузки работодатель получает квитанцию о приеме сведений.

В случае обнаружения ошибок система возвращает файл с соответствующим кодом ошибки. Исправление данных и повторная отправка формы должны быть произведены в течение 3 рабочих дней с момента получения уведомления об ошибке. Для тех, кто сталкивается с задержками в подаче, актуальна информация в материале ЕФС-1 сроки сдачи штраф: актуальные сроки 2026 года и особенности подачи.

Частые вопросы

Каков срок подачи ЕФС-1 за 1-й квартал 2026 года?

Срок сдачи отчета за первый квартал 2026 года — до 20 апреля 2026 года.

Можно ли в ЕФС-1 отразить перевод сотрудника на дистанционную работу?

Да, для этого в подразделе «Изменения в условиях труда» используется код 03. Особенности такого оформления разобраны в статье Перевод на дистанционную работу в ЕФС-1: сроки сдачи и порядок оформления.

Какие штрафы предусмотрены за просрочку сдачи ЕФС-1 в 2026 году?

Предусмотрены административные штрафы от 5% до 30% от суммы налога или фиксированный штраф в размере 5 000 рублей.

Нужно ли подавать отдельную форму при переводе сотрудника на неполный рабочий день?

Да, сведения о переходе на неполный рабочий день (код 02) подаются в ЕФС-1 в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа.

Как оформить перевод на полный рабочий день в ЕФС-1: какие поля заполнять?

Необходимо заполнить раздел «Трудовые отношения», указать код 01 в строке «Изменения в условиях труда» и проставить фактическую дату начала нового режима в соответствующем поле.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с главным бухгалтером или налоговым консультантом.