ЕФС-1 заполнение в СБИС: пошаговый гид и образец

Заполнение раздела 1.2 ЕФС-1 в СБИС

Раздел 1.2 содержит общие сведения о застрахованном лице. В СБИС при создании документа система предлагает выбрать сотрудника из справочника. Если работник новый, данные вводятся вручную: ФИО, СНИЛС, ИНН и страховой номер.

При заполнении поля «Дата рождения» используется формат ДД.ММ.ГГГГ. В поле «Состояние» указывается статус сотрудника на дату подачи сведений. Для большинства штатных единиц это стандартный статус «Работающий», однако при оформлении особых категорий граждан выбираются соответствующие коды.

Для несовершеннолетних работников в СБИС необходимо проверить корректность даты рождения, так как система автоматически применяет ограничения по режиму рабочего времени. При работе с самозанятыми, заключившими трудовой договор (в статусе работника), заполнение раздела 1.2 идентично обычному сотруднику, так как правовой статус в рамках трудовых отношений становится приоритетным для СФР.

Заполнение раздела 2 и подраздела 2.1.1 ЕФС-1 при приёме на работу

Подраздел 2.1.1 используется для фиксации приема сотрудника в штат. В СБИС в этом блоке указываются:

• Дата приказа или трудового договора.
• Дата начала работы (фактический выход на смену).
• Вид занятости (полная ставка, совместительство, дистанционная работа).
• Код тарифной ставки или оклада.

Срок подачи сведений о приеме на работу в 2026 году составляет не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа или заключения договора. Нарушение этого срока ведет к штрафам, аналогичным тем, что применяются за несвоевременную подачу формы персонифицированные сведения о физических лицах 2026: как заполнить и подать.

Неочевидно, но система СБИС автоматически отклонит ЕФС-1, если в разделе 2.1.1 указана дата начала работы, превышающая текущий день более чем на 7 календарных дней, даже если остальные данные корректны. Это защитный механизм, предотвращающий подачу документов «слишком заранее».

Для ускорения процесса используйте ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН, что исключает опечатки в кодах подразделений.

Онлайн-образец и проверка ЕФС-1 в СБИС: как загрузить и отправить

Если у вас есть готовый образец или выгрузка из 1С, в СБИС можно воспользоваться функцией импорта. В меню «Отчетность» выберите «Загрузить файл», укажите формат XML и выберите документ. Система автоматически распределит данные по разделам 1.2 и 2.1.1.

После загрузки или ручного ввода нажмите кнопку «Проверить». СБИС запустит автоматический валидатор, который подсветит ошибки красным цветом. Типичные ошибки:

• Неверный формат СНИЛС.
• Отсутствие кода ОКЯТ или ОКАТО.
• Несоответствие даты приказа и даты начала работы.

После исправления всех замечаний документ подписывается УКЭП и отправляется в СФР. Статус отправки отслеживается в режиме реального времени: «Отправлено» $\rightarrow$ «Доставлено» $\rightarrow$ «Принято». Итоговым подтверждением является квитанция о приеме, которую СБИС сохраняет в архиве отчетов.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 в СБИС онлайн?

Перейдите в раздел «Отчетность», выберите форму ЕФС-1, создайте новый документ и заполните разделы 1.2 (данные сотрудника) и 2 (событие: прием, перевод или увольнение). После проверки данных подпишите отчет электронной подписью и отправьте в СФР.

Нужен ли раздел 1.2 в ЕФС-1, если сотрудник не имеет статуса?

Раздел 1.2 является обязательным для всех застрахованных лиц, независимо от их внутреннего статуса в компании. Без идентификационных данных (СНИЛС, ФИО) СФР не сможет соотнести событие с конкретным человеком и отклонит отчет.

Можно ли загрузить готовый образец ЕФС-1 в СБИС?

Да, СБИС поддерживает импорт файлов в формате XML. Вы можете загрузить файл, сформированный в бухгалтерской программе, и система автоматически распределит данные по соответствующим полям формы.

Какие сроки подачи ЕФС-1 при приёме на работу?

Сведения о приеме на работу должны быть направлены в СФР не позднее 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа или заключения трудового договора.

Что делать, если в разделе 2.1.1 указана неверная дата начала работы?

Необходимо создать корректирующую форму ЕФС-1. В СБИС выберите исходный документ, нажмите «Создать корректировку», исправьте дату в подразделе 2.1.1 и отправьте отчет повторно с указанием номера и даты исходного документа.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в службу поддержки СФР.