Заполнение ЕФС-1 при увольнении: пошаговое руководство 2026 года

Раздел 1.2 «Причина увольнения»: коды и описание

В разделе 1.2 указывается код причины прекращения трудовых отношений, который выбирается из официального справочника ФНС. Текстовое описание причины должно полностью соответствовать выбранному коду; использование сокращений или вольных формулировок недопустимо.

Неочевидно, но в 2026 году код причины увольнения «08» (сокращение штата) официально заменен на «12». Использование старого кода «08» приводит к автоматическому отклонению ЕФС-1 системой контроля.

Пример корректного заполнения: «12 — Сокращение численности персонала». Если сотрудник увольняется по собственному желанию или по соглашению сторон, используются соответствующие актуальные коды из справочника. Чтобы не допустить ошибок в сроках, изучите отчет ЕФС-1 подраздел 1.2 сроки сдачи: точные даты и порядок подачи.

Раздел 2 «Сведения об увольнении»: подпункты 2.1 и 2.3

Подраздел 2.1 содержит базовые данные о прекращении договора. Здесь фиксируется дата последнего рабочего дня и способ расторжения трудовых отношений: по инициативе работника, по инициативе работодателя, по взаимному согласию или в связи с истечением срока договора.

Подраздел 2.3 предназначен для отражения финансовых расчетов с увольняемым. Необходимо указать общую сумму выплат, вид каждой выплаты (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) и дату фактического перечисления денежных средств на счет сотрудника.

Если на дату подачи формы выплаты еще не произведены или отсутствуют, в поле суммы ставится «0,00», а в примечании делается пометка «не выплачено». Детальные требования к оформлению этого блока описаны в статье Заполнение ЕФС-1 раздел 2.3: образец и правила оформления.

Особенности заполнения ЕФС-1 в 2026 году

В 2026 году использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) стало обязательным для всех субъектов предпринимательства, включая индивидуальных предпринимателей, независимо от наличия наемных работников.

Система ФНС теперь работает в режиме реального времени и автоматически сверяет коды причин увольнения с приказом Минтруда РФ от 15.01.2026. Любое несоответствие кода текстовому описанию или использование устаревших кодов приводит к отклонению формы в течение одного рабочего дня.

При увольнении сотрудников, работавших по гражданско-правовым договорам, действуют иные правила. Ознакомьтесь с Заполнением ЕФС-1 при окончании договора ГПХ: правила и сроки, чтобы избежать штрафов за некорректную отчетность по внештатникам.

Частые вопросы

Как заполнить раздел 2.1 ЕФС-1 при увольнении?

В этом подразделе укажите дату расторжения трудового договора и выберите из выпадающего списка способ прекращения отношений (например, «по соглашению сторон»). Данные должны строго совпадать с записью в трудовой книжке и приказом об увольнении.

Можно ли не указывать выплаты в разделе 2.3?

Оставлять раздел 2.3 пустым нельзя. Если выплаты не производились, необходимо проставить значение «0,00» и добавить текстовую пометку «не выплачено».

Нужно ли подавать ЕФС-1 в электронном виде в 2026 году?

Да, подача в бумажном виде более не предусмотрена. Все сведения передаются через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика с использованием КЭП.

Какие коды причины увольнения использовать в разделе 1.2?

Используйте актуальный справочник ФНС 2026 года. Помните, что для сокращения штата теперь используется код «12» вместо прежнего «08».

Сколько дней после увольнения необходимо отправить ЕФС-1 работодателю?

Сведения должны быть отправлены в СФР через ФНС не позднее 3 рабочих дней с даты издания приказа об увольнении.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативных актов.