Заполнение ЕФС‑1 за 2025 год: пошаговое руководство

Заполнение раздела 1.2 ЕФС-1 (доходы и расходы) в 2025 году

Раздел 1.2 предназначен для отражения финансовых показателей, влияющих на расчет страховых взносов. При применении ОСН или УСН в этот раздел включаются суммы доходов, с которых исчисляются взносы, и соответствующие расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу, согласно п. 1.2 ПБУ 12/2025.

Если в отчетном периоде доходы или расходы отсутствовали, в соответствующих полях ставятся прочерки или указывается «0». Недопустимо оставлять поля пустыми, так как это может быть расценено системой ФНС как ошибка заполнения и привести к отказу в приемке документа.

Пример расчета базы:

1. Сумма начисленных выплат сотрудникам за квартал: 500 000 руб.
2. Сумма предусмотренных законом вычетов: 10 000 руб.
3. Итоговая налогооблагаемая база в разделе 1.2: 490 000 руб.

Для правильного сопоставления этих данных с другими формами отчетности изучите расчет РСВ заполнение: пошаговое руководство для 2026 года, так как суммы в ЕФС-1 и РСВ должны быть идентичны.

Заполнение раздела 2 и подраздела 2.1 ЕФС-1 за 2025 год

Раздел 2 содержит сведения о фактически уплаченных налогах и взносах в течение квартала. Здесь фиксируются суммы, переведенные на единый налоговый счет (ЕНС), которые относятся к отчетному периоду.

Подраздел 2.1 используется для корректировки налоговых обязательств. В нем отражаются суммы переплат, зачетов или уточненные данные по предыдущим периодам. Заполнение производится путем указания суммы корректировки и ссылки на корректировочный номер документа, если отчет подается как уточненный.

При указании сумм НДС в электронных системах, таких как СБИС, данные передаются в соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», что гарантирует юридическую значимость электронного документа.

Неочевидно, но в 2025 году для ИП-собственников, использующих СБИС, допускается не указывать код ОКТМО в разделе 2, если в декларации по УСН НДС не учитывается. Это упрощает подачу формы для микробизнеса.

Если вы работаете с временным персоналом, обратите внимание на срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора ГПХ: нормы 2025-2026, так как сведения по таким договорам подаются в отдельные сроки.

Образец и онлайн-форма ЕФС-1: как заполнить в системе СБИС в 2025 году

Актуальный бланк формы ЕФС-1 доступен для скачивания в разделе «Формы» на официальном сайте ФНС. Однако ручное заполнение в PDF или Word повышает риск ошибок в контрольных соотношениях.

Для минимизации ошибок рекомендуется использовать ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Порядок работы в СБИС:

1. Загрузка данных: система автоматически импортирует сведения о сотрудниках и выплатах из кадрового модуля.
2. Проверка: запуск встроенного модуля контроля, который подсвечивает расхождения в суммах между разделами 1.2 и 2.
3. Подпись: наложение КЭП и отправка в один клик через шлюз оператора.

Типичные ошибки при онлайн-подаче включают некорректный выбор кода региона или расхождение итоговых сумм с данными персонифицированных сведений. В таком случае необходимо создать корректировочный отчет, указав номер исходного документа. Чтобы избежать подобных проблем, проверьте, как заполнена форма персонифицированные сведения о физических лицах 2026, так как данные в этих отчетах должны совпадать.

Частые вопросы

Как правильно заполнить ЕФС-1 за 2025 год в онлайн-системе СБИС?

Необходимо выбрать актуальную форму за 2025 год, импортировать данные из раздела «Кадры» или «Зарплата», проверить суммы в разделах 1.2 и 2 с помощью встроенного контролера, подписать документ КЭП и отправить в СФР/ФНС.

Нужно ли указывать данные в разделе 1.2 при отсутствии доходов в 2025 году?

Да, раздел заполнять необходимо. В полях для сумм доходов и расходов следует поставить «0» или прочерки, чтобы отчет не был признан незаполненным.

Можно ли отправить ЕФС-1 без подписи руководителя в 2025 году?

Нет, отчет является юридически значимым документом. Он должен быть подписан КЭП руководителя или уполномоченного лица по доверенности (МЧД).

Какой срок подачи ЕФС-1 за 2025 год?

Отчет подается ежеквартально до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Что делать, если в разделе 2 указаны нулевые суммы?

Если налоги и взносы за период не начислялись и не уплачивались, в разделе 2 указываются нулевые значения. Это допустимо и не является ошибкой, если данные соответствуют разделу 1.2.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС/СФР.