Заполнение ЕФС‑1 при увольнении сотрудника: пошаговое руководство

Заполнение разделов 2 и подраздела 2.1 1: выплаты и удержания

Раздел 2 формы ЕФС-1 отражает финансовые расчеты с сотрудником при увольнении. В него вносятся суммы окончательного расчета: заработная плата за последний отработанный период, компенсация за неиспользованные дни отпуска и выходное пособие. Все суммы указываются в рублях с точностью до копеек.

В подразделе 2.1 1 фиксируются удержания. Согласно ст. 226 НК РФ, работодатель обязан рассчитать и удержать НДФЛ из всех выплат, включая компенсации. Также здесь отражаются страховые взносы, если они удерживаются из средств работника по условиям договора.

При выплате выходного пособия сумма указывается отдельной строкой, так как она может иметь особый налоговый режим или быть освобождена от налогообложения в пределах установленных лимитов 2026 года. Компенсация за отпуск считается отдельным видом дохода и также отражается в разделе 2. Для корректного сопоставления данных проверьте расчет по РСВ в 2026 году: правила заполнения и сроки подачи, так как цифры в ЕФС-1 и РСВ должны быть идентичны.

Срок подачи формы ЕФС-1 при увольнении строго ограничен: отчет должен быть направлен не позднее 7 календарных дней после даты издания приказа о прекращении договора (п.п. 3.1 ПБУ 5/2025). Нарушение этого срока влечет административный штраф на должностного лицо или организацию. Чтобы автоматизировать процесс и избежать пропусков дедлайнов, используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

ЕФС-1 в особых случаях: несчастный случай, окончание договора ГПХ, онлайн-заполнение и образцы

Если трудовой договор прекращается в связи с несчастным случаем на производстве, заполнение раздела 2 дополняется специфическими данными. В графе «Причина» указывается код происшествия, а в примечании обязательно ставится ссылка на номер и дату формы СЗ-В (заявление о страховом случае), поданной в СФР.

При окончании договора ГПХ (гражданско-правового характера) логика заполнения меняется. Раздел 2 заполняется только в том случае, если в дату окончания договора производится финальная выплата вознаграждения. Если все выплаты по договору были произведены ранее, в полях раздела 2 ставится прочерк («—»). Особенности таких расчетов описаны в статье заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ: правила и сроки.

Неочевидно, но при увольнении по сокращению, если работник получал только вознаграждение за выполненные работы (ГПХ), в ЕФС-1 раздел 2 заполняется нулевыми суммами, но в примечании обязателен указатель «договор ГПХ, выплаты отсутствуют» — иначе ФНС отклонит форму.

Онлайн-заполнение через Личный кабинет ФНС проходит в три этапа:

1. Авторизация с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи) руководителя или главного бухгалтера.
2. Ввод данных в интерактивную форму (система автоматически подтягивает реквизиты организации).
3. Подписание документа электронной подписью и отправка. После этого в личном кабинете должен появиться статус «Принято» или «Доставлено» с квитанцией о приеме.

Для сверки данных используйте готовый образец ЕФС-1 (PDF), где приведены примеры заполнения полей для разных сценариев: увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон и в связи с выходом на пенсию.

Частые вопросы

Как правильно заполнить подраздел 1.1 в ЕФС-1?

Необходимо внести актуальные паспортные данные сотрудника, его СНИЛС и ИНН. Важно проверить, чтобы ФИО были написаны точно так же, как в СНИЛС, иначе система СФР выдаст ошибку «Данные не найдены».

Какие сведения требуются в подразделе 1.2 при увольнении?

Требуется указать дату прекращения договора, код основания увольнения (согласно классификатору 2026 года) и реквизиты приказа (номер и дата).

Нужно ли заполнять раздел 2, если сотруднику не выплачивают выходное пособие?

Да, раздел 2 заполняется в любом случае, если сотруднику выплачивается заработная плата за последний месяц или компенсация за неиспользованный отпуск. Если выплат нет совсем, ставятся прочерки.

Можно ли оформить ЕФС-1 онлайн без электронно-цифровой подписи?

Нет, подача ЕФС-1 осуществляется исключительно в электронном виде. Для подписания отчета обязательна КЭП, выданная аккредитованным удостоверяющим центром.

Как оформить ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

Заполняются подраздел 1.1 (данные исполнителя) и раздел 2 (суммы выплат, если они есть). Если выплат в день окончания договора нет, раздел 2 остается пустым или заполняется прочерками с соответствующей пометкой в примечании.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативно-правовых актов.