Хранение кассовой книги: правила оформления, заполнения и сроки

Как заполнять кассовую книгу: пошаговая инструкция

Записи в книгу переносятся из приходных (ПКО) и расходных кассовых ордеров (РКО). Каждая операция фиксируется отдельной строкой с указанием даты, номера документа, содержания операции и суммы. Приходные суммы записываются в графу «Приход», расходные — в графу «Расход».

Исправления в кассовой книге вносятся без использования корректора, замазки или зачеркивания. Ошибочная запись аккуратно зачеркивается одной тонкой линией, сверху пишется верная сумма или реквизит. Рядом ставится подпись материально ответственного лица и дата исправления.

В конце каждого рабочего дня подводится итог: вычисляется остаток денежных средств в кассе. Итоговая сумма записывается прописью. Документ подписывает кассир (материально ответственное лицо) и главный бухгалтер. Если в компании нет бухгалтера, функцию контроля выполняет руководитель. Порядок учета денежных средств тесно связан с общим учетом операций, который отражается в Книге учета доходов и расходов (КУДиР).

Как сшивать кассовую книгу и правила её хранения

Листы книги скрепляются нитью или скобой по левому краю. На оборотной стороне последнего листа наклеивается бумажная пломба (наклейка), которая перекрывает концы нити или скреп. На пломбе ставится надпись «Прошито и пронумеровано столько-то листов», ставится печать организации и подписи ответственных лиц.

Срок хранения кассовой книги составляет 5 лет. Этот период отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором книга была закрыта. Срок установлен законом о бухучёте и архивными нормами для первичных документов.

Оригиналы книг хранятся в сейфе или закрытом шкафу в бухгалтерии. По истечении срока хранения документы передаются в архив организации или уничтожаются комиссией с составлением соответствующего акта. Правила работы с такими документами схожи с тем, как организованы документы кадровой службы, где также требуется строгий контроль доступа и соблюдение сроков архивации.

Частые вопросы

Нужно ли вести кассовую книгу?

Да, если организация или ИП работают с наличными средствами. Кассовая книга является основным регистром учета наличности, на основании которого контролируется соответствие фактического остатка денег в кассе данным бухгалтерского учета.

Где взять бланк кассовой книги, чтобы скачать в Word?

Бланки можно найти в справочных системах или скачать в виде шаблонов в бухгалтерском ПО. Однако при использовании Word-файлов важно проверить актуальность формы на 2026 год и убедиться, что в бланке присутствуют все обязательные поля для реквизитов организации.

Кассовая книга: где посмотреть образец заполнения?

Образцы заполнения обычно приводятся в инструкциях к бухгалтерским программам или в методических рекомендациях по применению формы КО-4. Главное в образце — правильный перенос данных из ПКО/РКО и корректное оформление итоговой строки за день с расшифровкой суммы прописью.

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации рекомендуется обратиться к специалисту или актуальной редакции законодательства.