Заполнение ЕФС-1 за 1 квартал 2026: пошаговое руководство

Раздел 1.2 ЕФС-1: сведения о сотрудниках

Раздел 1.2 предназначен для фиксации кадровых изменений и идентификации застрахованных лиц. В этом блоке заполняются обязательные поля: полные ФИО, дата рождения, СНИЛС и дата начала трудовой деятельности. Ошибки в СНИЛС приводят к тому, что стаж сотрудника не будет зачтен.

При заполнении необходимо указать код вида договора, который определяет характер отношений между работодателем и исполнителем. Согласно ПБУ 6/02, разделяются трудовые договоры и гражданско-правовые соглашения (ГПХ). Если вы работаете с привлеченными специалистами, изучите заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ, чтобы правильно подобрать коды.

Для новых работников в разделе 1.2 фиксируется дата приема на работу. Для тех, кто прекратил трудовые отношения в отчетном периоде, указывается дата увольнения.

Раздел 2 и подраздел 2.1.1 ЕФС-1: доходы, удержания, налоги

Раздел 2 служит для детализации финансовых показателей по каждому сотруднику. В колонке 2.1 отражается вся начисленная заработная плата, включая ежемесячные оклады, квартальные премии и иные выплаты, предусмотренные трудовым договором.

В подразделе 2.1.1 указываются суммы удержаний: НДФЛ, страховые взносы и прочие вычеты. Расчет НДФЛ производится в соответствии с ПБУ 9/2002: ставка 13% применяется для налоговых резидентов РФ, ставка 15% — для нерезидентов (при превышении установленного порога доходов).

Суммы в ЕФС-1 должны строго соответствовать данным, которые вы указываете в других налоговых документах. Чтобы избежать расхождений при проверке, сверьте цифры с расчетом РСВ за 1 квартал 2026. Для автоматизации этого процесса используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Заполнение ЕФС-1 при увольнении и приёме на работу в 2026 году

При увольнении сотрудника в течение первого квартала 2026 года в разделе 1.2 фиксируется дата расторжения договора. В разделе 2 отражаются все окончательные выплаты: компенсация за неиспользованный отпуск, расчетные и выходные пособия.

При приеме нового сотрудника алгоритм следующий:

1. В разделе 1.2 указывается дата начала работы.
2. В разделе 2 фиксируются начисления за фактически отработанное время в первом квартале.

Для временных работников или сотрудников, работающих по краткосрочным контрактам, действует особый порядок: в разделе 2 указываются только фактически полученные выплаты на дату подачи отчета. Если стаж сотрудника требует детального отражения, примените правила из статьи заполнение ЕФС-1 по стажу.

Частые вопросы

Как заполнить раздел 1.2 ЕФС-1 за 1 квартал 2026?

Необходимо ввести персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дату рождения) и указать дату начала работы или дату увольнения. Также обязательно выбрать код договора (трудовой или ГПХ) согласно классификатору.

Какие данные включаются в раздел 2 ЕФС-1?

В раздел 2 вносятся суммы начисленной заработной платы и премий (колонка 2.1), а также суммы удержанного НДФЛ и страховых взносов (подраздел 2.1.1).

Нужно ли указывать в ЕФС-1 сведения о сотруднике, уволенном в текущем квартале?

Да, сведения об уволенном сотруднике обязательно включаются в отчет. В разделе 1.2 ставится дата увольнения, а в разделе 2 — итоговая сумма всех выплат, произведенных при расчете.

Как оформить ЕФС-1 при приёме нового работника в 2026 году?

В разделе 1.2 указывается дата приема на работу. Все начисления, произведенные этому сотруднику с момента выхода до конца марта 2026 года, отражаются в разделе 2.

Какой срок подачи ЕФС-1 за 1 квартал 2026?

Стандартный срок — до 20 апреля 2026 года. При использовании электронных сервисов подачи (включая личный кабинет ФНС) срок продлевается до 25 апреля 2026 года.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативно-правовых актов.