Срок сдачи ЕФС‑1 за 2025 год: даты, порядок и нюансы при ГПХ и переводах

Сдача ЕФС-1 при заключении и исполнении договора ГПХ

Сведения о договорах гражданско-правового характера (ГПХ) включаются в форму ЕФС-1 за тот календарный год, в котором договор был заключен. Если соглашение с исполнителем подписано в период с 1 января по 31 декабря 2025 года, данные о нем вносятся в отчет за 2025 год и сдаются до 31 марта 2026 года.

В соответствующем разделе «Сведения о трудовой деятельности» в графе типа договора необходимо выбрать значение «Гражданско-правовой». Это позволяет СФР корректно учитывать стаж исполнителя и начислять страховые взносы.

Неочевидно, но если договор ГПХ был заключен в 2024 году, а фактически исполнялся и оплачивался в 2025-м, повторно подавать сведения о заключении этого договора в отчет за 2025 год не требуется. Сведения подаются один раз — по факту заключения договора.

Сдача ЕФС-1 при переводе сотрудника (другая должность, дистанционная работа, неполный рабочий день)

Все изменения в трудовой деятельности сотрудников, произошедшие в 2025 году, фиксируются в единой форме ЕФС-1. Сюда входят переводы на новые должности, изменение условий оплаты труда или режима работы.

При переводе сотрудника на дистанционную или гибридную работу в отчете указывается новый вид рабочего места и соответствующий режим труда. Эти данные необходимы для подтверждения условий труда при возникновении страховых случаев.

При переходе на неполный рабочий день в форме отражается новая продолжительность рабочего времени. При этом сохраняется информация о полной ставке за предшествующий период.

Мало кто знает, но при переводе сотрудника на неполный рабочий день в ЭФС-1 необходимо указать как новую продолжительность, так и сохранить данные о полной ставке за предшествующий период — иначе может возникнуть ошибка в расчёте страховых взносов.

Для тех, кто ведет учет в 1С или Excel, важно синхронизировать данные ЕФС-1 с налоговой отчетностью. Например, если изменения в штате повлияли на налоговую базу, проверьте отчет ЕФС-1 подраздел 1.2 сроки сдачи: точные даты и порядок подачи, чтобы избежать расхождений в суммах взносов.

Также напоминаем, что параллельно с кадровой отчетностью работодатели и ИП на ОСНО должны соблюдать графики подачи налоговых деклараций. Если вы сдаете отчетность за прошлый период, изучите декларацию по НДС за 4-й квартал 2025 г.: сроки сдачи, формы и особенности.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС-1 за 2025 год?

Крайний срок подачи сведений о трудовой деятельности за 2025 год — 31 марта 2026 года.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при заключении договора ГПХ в 2025 году?

Да, сведения о договорах ГПХ, заключенных в 2025 году, должны быть отражены в форме ЕФС-1. Срок подачи — до 31 марта 2026 года.

Как отразить в ЭФС-1 перевод сотрудника на дистанционную работу?

В разделе сведений о трудовой деятельности необходимо указать дату перевода, новую должность (если она изменилась) и отметить вид рабочего места как «дистанционный».

Можно ли подать ЕФС-1 за 2-й квартал 2026 года позже срока?

Подача отчета позже установленного срока считается нарушением. За просрочку предусмотрены штрафы, а СФР может направить требование о предоставлении пояснений.

Какие штрафы за просрочку сдачи ЕФС-1 за 2025 год?

Штраф составляет 0,5% от суммы налога за каждый день просрочки, но не менее 1 000 рублей.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.